Skip Ribbon Commands
Skip to main content
سایت دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی
    آ         الف       ب       پ       ت       ث       ج       چ       ح       خ       د       ذ       ر       ز       ژ       س       ش       ص       ض       ط       ظ       ع       غ       ف       ق       ک       گ       ل       م       ن       و       ه       ی    

بازگشت به  فهرست مقالات آ

 

آرشيو. واژه آرشيو از كلمه يوناني آرشيون [1](به معناي دفتر يا ساختمان اداري) مشتق شده (17: ج 2، ص 186؛ 5:5) و در فارسي به معناي بايگاني يا محل نگهداري اسناد، اوراق، تصاوير، پرونده‌ها، صفحات موسيقي، و جز آن آمده است (11: ذيل "آرشيو"؛ 12: ذيل "آرشيو"). آرشيويست نيز به بايگان، ضبّاط، و مأمور نگهداري آرشيو تعبير شده است (12: ذيل "آرشيويست"). در ايران، بايگاني، آرشيو، مركز اسناد، مركز مدارك، و مركز مدارك و اسناد به جاي هم يا در كنار هم به‌كار رفته‌اند.

آرشيو در اصطلاح به مجموعه نوشته‌ها و اسنادي گفته مي‌شود كه خود حاصل فعاليت‌هاي روزمره و مستمر ديوان‌هاي سابق و ادارات كنوني است و معمولاً شامل نوشته‌ها و اسنادي نظير شرح وظايف، دستورات، خط‌مشي‌ها، تشكيلات، فعاليت‌هاي اجرايي، و نيز مسائل حقوقي، فرهنگي، اجتماعي، نظامي، و هر نوع اوراق مهم ديگر نظير قباله‌هاي فروش، رقبات، و پيش‌نويس مكاتبات است كه به سبب ارزش دائمي‌شان در محلي به همين نام نگهداري مي‌شوند (13:10).

در تعريفي ديگر، آرشيو مجموعه سازمان يافته‌اي از اسناد شامل نامه‌ها، كتاب‌ها، نقشه‌ها، نوارهاي صوتي، مواد ديداري و شنيداري، و ساير مواد ارزشمندي است كه در جريان مسائل حقوقي يا معاملات تجاري توليد و دريافت و به سبب ارزش دائمي‌شان حفظ شده‌اند (17: ج 2، ص 186). آرشيوها از مهم‌ترين مراكز اطلاعاتي هستند كه منحصراً بر اثر فعاليت‌هاي سازماني واحد، خانواده‌اي واحد، و يا حتي فردي واحد ايجاد مي‌شوند و گسترش مي‌يابند (1:13).

تاريخچه. از زماني كه بشر توانست مدارك مربوط به زندگاني و فعاليت‌هاي اقتصادي و نيز جزئياتي از زندگي شخصي خود را بر روي مواد و اجسام بادوام ثبت كند و آنها را در مكاني گردآورد، نخستين آرشيوها در جهان شكل گرفت (15:10-16). در حفاري‌هايي كه در نقاط مختلف جهان انجام گرفته هزاران لوح كشف شده وجود سه نوع آرشيو را نشان مي‌دهد: آرشيوهاي سلطنتي، آرشيوهاي معابد، و آرشيوهاي خصوصي (6: ج 3، ص 382).

آرشيو پادشاهان آشور كه توسط لايارد [2]در كاخ "اشوربانيپال" در شهر نينوا كشف شد شامل الواح گلين بسياري بود كه با خط ميخي آشوري (مربوط به ميانه سده هفتم پيش از ميلاد) نوشته شده و شامل فرمان‌هاي دولتي، احكام قضايي، قراردادها، و اسناد خصوصي بود. اين اسناد بخشي از مجموعه "كتابخانه آشور بانيپال" را تشكيل مي‌داد. در كاخ شمشي اَداد[3]، پادشاه ماري، واقع در تل هريري نيز بيست هزار لوح به خط ميخي به‌دست آمده كه قسمت اعظم آن در موزه لوور پاريس نگهداري مي‌شود و مطالعات انجام گرفته نشان مي‌دهد كه اين مجموعه، در واقع، آرشيو سياسي و اقتصادي سلسله ماري بوده است. اسناد قوم بني‌اسرائيل نيز در معبد اورشليم نگهداري مي‌شده است (10: 16-18).

يونان قديم براي نگهداري اسناد خود مراكزي به نام آرشيون يا آركئون داشته و بسياري از احكام و فرمان‌ها بر ديوار معبد دلف [4]يا بر لوح‌ها نوشته مي‌شده است. در آتن نيز هر دادگاه و معبد براي خود آرشيوي داشته است. سرانجام در حدود سده سوم پيش از ميلاد در يونان آرشيو مركزي دولتي پديد آمد و حق استفاده و روبرداري از اسناد موجود در آرشيوها به كليه افراد داده شد (8: 54؛ 19:10).

در روم باستان، آرشيو براي نخستين بار در اواخر سده چهارم پيش از ميلاد در يكي از زيرزمين‌هاي معبد ساتورن [5] تأسيس شد و سپس در برخي شهرهاي روم نيز مخازن اسناد تشكيل گرديد و خانواده‌هاي اشراف و اعيان نيز آرشيوهاي خصوصي و خانوادگي براي خود تشكيل دادند و پس از مدتي امپراتورهاي روم، براي سهولت دسترسي به اسناد سياسي، در كاخ‌هاي خود  آرشيو سلطنتي ايجاد كردند.

مصر نيز آرشيوهايي غني مانند آرشيو مركزي، آرشيو منطقه‌اي، و آرشيو محلي داشته است. پس از تصرف مصر به دست مسلمانان، اسناد و مدارك مصري كه بر روي پاپيروس نوشته شده بود در معابد حفظ مي‌شد و پاپيروس‌هاي بسياري درباره مسائل اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، و نامه‌هاي خصوصي پادشاهان در معابد آفروديت [6]و ادفو [7]  موجود بود  (6: ج 3، ص 386؛ 10: 19-20).

در فرانسه اسنادي از قرون وسطي بر جاي مانده كه متعلق به پاپ‌ها و كليساها و صومعه‌هاست (10: 19-20). نمونه‌اي از آنها پاپيروس‌هاي بسيار ارزشمند كليساي راونا [8]، آثار و بقاياي اسكرينيوم [9](اسناد رسمي اداري پاپ) در قصر لاتران[10]، و احكام سلاطين سلسله مرو وينژين [11]است كه سي و سه مورد آن نسخه اصلي بوده و اغلب بر پاپيروس نوشته شده است و پيش از آنكه به آرشيو ملي پاريس انتقال يابد توسط ضبّاط فرامين در صومعه‌هاي پاريس نگهداري مي‌شده است. در قرن دوازدهم، بايگاني مفهوم تازه‌اي يافت و آرشيوهاي نوين به‌وجود آمد. در اين آرشيوها تنها اسنادي كه ارزش دائمي داشت، به شيوه‌اي اصولي تنظيم، طبقه‌بندي، و نگهداري مي‌شد و اسناد كم‌ارزش و موقتي از ميان مي‌رفت.

در قرن چهاردهم، به حفظ و نگهداري اسناد مربوط به صورت‌حساب‌ها و مدارك مربوط به هزينه‌ها و حتي مكاتبات توجهي خاص نشان داده شد و با توسعه و افزايش قدرت مقامات مركزي و تفكيك سازمان‌هاي اداري، مخازن فراواني به وجود آمد و فهرست‌هايي براي آنها تهيه گرديد (6: ج3، ص 387-391).

آرشيودولتي عثماني در تركيه، محل كنوني نگهداري دفترهاي رسمي، سوابق، و اسناد عثماني است. فكر تدارك آرشيو به منظور حفظ اسناد، از بدو تأسيس دولت عثماني (699-1342 ق.) وجود داشته و گردآوري منظم و انبوه اسناد بايگاني از عهد سليمان قانوني (927-947 ق.) آغاز شده است.

در اواسط نيمه دوم قرن شانزدهم، آرشيوهاي دولتي شكل گرفت كه نخستين تجربه در اين زمينه در اتريش صورت گرفت. آرشيوهاي دولتي همچنان تا اواخر قرن هجدهم توسعه يافت. در آن زمان آرشيو جنبه محرمانه داشت و منحصراً در اختيار پادشاهان بود و اسناد بدون اجازه شخصي پادشاه در اختيار فرد ديگري حتي وزيران قرار نمي‌گرفت (6: ج 3، ص 392).

در قرن هفدهم، دو تن از محققان فرانسوي به نام‌هاي تئودور گودفروا [12]و پي‌ير دوپوئي [13]براي اسناد موجود در گنجينه  پادشاهي فرانسه فهرستي الفبايي تهيه كردند. اندكي بعد كلبر[14]، صدراعظم لوئي چهاردهم (1643-1715 م.)، مجمع تحقيقات تاريخي را تأسيس كرد و به دستور او كتابدار سلطنتي تمام اسناد و مدارك و نسخ خطي را مرتب و طبقه‌بندي كرد و رفته‌رفته مفهوم واقعي آرشيو به اذهان عمومي راه يافت و مورد توجه محققان قرار گرفت. چند سال بعد، در ايتاليا نيز مجموعه‌اي از اسناد، شامل 25 جلد، توسط موراتوري [15]انتشار يافت و آرشيوهاي انگليس، روم، هلند، و فرانسه نيز در همين ايّام بنيان نهاده شد؛ و بدين ترتيب، دولت‌هاي اروپايي يكي پس از ديگري به تأسيس و تشكيل آرشيو دولتي و ملي اقدام كردند (23:10).

آرشيو در ايران. نگهداري اسناد و مدارك در ايران از ديرباز معمول بوده است، چنان كه در چند جاي تورات به وجود خزانه پادشاه ايران كه در آن اسناد نگهداري مي‌شده، اشاره گرديده است. در كتاب عزرا از زبان يهوديان به داريوش گفته شده است كه: "پس اگر پادشاه مصلحت داند، در خزانه پادشاه كه در بابل است تفحص كنند كه آيا چنين است يا نه كه فرماني از كوروش پادشاه صادر شده بود ...". و نيز در همان كتاب آمده است كه: "آنگاه داريوش پادشاه فرمان داد تا در كتابخانه بابل، كه خزانه‌ها در آن موضوع بود، تفحص كردند. در قصر احمتا كه در ولايت ماديان است طوماري يافت شد و تذكره در آن بدين مضمون مكتوب بود ..." (33:4؛ 62:9).

اسناد پادشاهي و دولتي هخامنشيان در كتابخانه بابل و خزانه قصر احمتا (همدان فعلي) واقع در ايالت ماد و احتمالاً در جاهاي ديگر نيز نگهداري مي‌شده است و كشف دو مخزن اسناد اداري و مالي در تخت جمشيد كه يكي حاوي حدود سي هزار و ديگري شامل 750 لوح گلي به خط ميخي بوده، اين نظر را تأييد مي‌كند. كتزياس [16]  كه مدت هفده سال پزشك مخصوص داريوش دوم هخامنشي بود در تأليف خود از "بابليكاي ديفتراي"، كه مدارك دولتي و رسمي بوده، استفاده كرده است و درباره اين دفاتر مي‌نويسد "موافق قانون حفظ مي‌شده است" (33:4-34).

در دوره اشكانيان، احكام مركزي براي ولايات ارسال مي‌شد و ولايات هم گزارش‌هاي كتبي به مركز ارسال مي‌داشتند كه به احتمال قوي اين گزارش‌هاي مكتوب در جايي به صورت متمركز نگهداري مي‌شده است. آرشيو سلطنتي اشكاني با دو هزار و پانصد سند كه در كاوش‌هاي سال‌هاي 1946- 1950 م. توسط ماسون[17]، باستان‌شناس روسي، در شهر نسا واقع در 18 كيلومتري شمال غربي عشق‌آباد كشف شد، مؤيد اين نظر است. كتيبه‌ها و الواح اين آرشيو كه غالباً درباره حساب‌ها و اسناد خريد و احكام معاملات و اسناد كارپردازي شاهان اشكاني است با هزوارش مخصوص پارتي نوشته شده است (4: 34؛ 9: 62-63).

ساسانيان نيز اسناد و مدارك سياسي و اقتصادي و اداري خود را نگهداري مي‌كرده‌اند، چنان كه آرشيو اسناد سغدي كوه مغ كه شامل نامه‌هاي سياسي، گزارش‌ها، اسناد قضايي، صورت حساب‌هاي مالياتي، و نامه‌هاي اداري است در سغديان كشف گرديده و آرشيو پادشاهي ساسانيان است. شاهان ساساني وقايع دوران پادشاهي خود و گزارش‌هاي مهم كشور را به صورت مجموعه‌هايي با نام سالنامه‌ و كتاب‌ سال‌ ثبت مي‌كردند و براي نگهداري آنها نگهباناني مي‌گماردند (34:4؛ 63:9).

پس از رواج اسلام در ايران، به راهنمايي وزيران و دبيران ايراني اسناد و مدارك در محلي با عنوان "خزانه" نگهداري مي‌شد. به‌طور مثال، در دوره غزنويان، اسناد در محلي كه "خزانه حجت" ناميده مي‌شد، نگهداري مي‌گرديد. غزنويان اسناد و مدارك خويش را در سفرها با خود حمل مي‌كردند. اين نكته درباره سلجوقيان و خوارزمشاهيان و سلسله‌هاي فارسي‌نژاد فارس و عراق و گرگان نيز صادق بوده است (4: 34-35؛ 31:10).

در دوره ايلخانان، مراكز متعددي براي نگهداري مدارك و اسناد وجود داشته است و سوادي از هر فرمان برداشته و در دفتري مخصوص مي‌نوشتند و دفاتر را در خزانه نگهداري مي‌كردند (35:4) و در دوره جلايريان، قسمت دفاتر و اسناد خود يكي از تشكيلات مهم ديوان بزرگ بود كه به سرپرستي يك دفتردار و چندين منشي و كاتب اداره مي‌شد (32:10). در عهد صفويه، رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالي و احكام و نشانه‌ها و نامه‌ها و اسناد در دفاتر مخصوصي ثبت مي‌شد. محل نگهداري اين دفترها، كه اسناد دفترخانه ديوان اعلا نام داشت، ظاهراً عمارت چهلستون بود (63:9). در دوره ناصرالدين شاه، با توسعه نظام اداري كشور و اعزام سفيراني به كشورهاي ديگر، وظايف وزارت امور خارجه گسترش يافت و آرشيو مالي و اداري تفكيك گرديد. در سال 1317 ق. وزارت امور خارجه، به تقليد از روش بايگاني كشورهاي اروپايي، بايگاني خود را سامان بخشيد. اما سفارتخانه‌هاي ايران در كشورهاي اروپايي بايگاني مشخصي نداشتند و به همين سبب، هر گاه سفيري تعويض مي‌شد يا مأموريتش در سفارتخانه‌اي به پايان مي‌رسيد، اسناد دوران خود را همراه مي‌برد و ضرورت داشت كه وزارت امور خارجه اسناد مورد نياز سفير بعدي را تهيه و ارسال كند.

پس از برقراري حكومت مشروطه، امور كشور ميان چندين وزارتخانه تقسيم شد و هر وزارتخانه اسناد و مدارك خود را نگه مي‌داشت. در سال 1348 ش. دولت قانوني براي تشكيل آرشيو ملي و مركز اسناد به تصويب مجلس شوراي ملي و سنا رساند تا كليه اسناد و مدارك اداري و اقتصادي و فرهنگي كشور در يك جا تمركز يابد و از پراكنده شدن و از بين رفتن آنها جلوگيري شود (4: 36؛10: 36-37).

انواع آرشيو. آرشيوها را، از لحاظ شكل و مواد اطلاعاتي، مي‌توان به سه گروه تقسيم كرد: 1) آرشيو مكتوب كه مهم‌ترين، متداول‌ترين، و قديمي‌ترين نوع آرشيو است. اين اسناد از لحاظ شكل نگهداري و ارائه خدمات، وضعيتي خاص دارند. مراكز و سازمان‌هاي آرشيوي، به‌ويژه آرشيوهاي دولتي، حاوي اسناد مكتوب هستند؛ 2) آرشيو مواد ديداري و شنيداري كه شامل نوار صوتي، انواع فيلم، عكس، صفحه فشرده، پوستر، و جز آن است؛ و 3) آرشيو نقشه كه شامل نقشه‌هاي جغرافيايي، زمين‌شناسي، هوايي، و مهندسي در ابعاد مختلف است و براي نگهداري آنها مراكز ويژه‌اي ايجاد مي‌شود (4: 17-18؛ 112:9-114).

آرشيوها از لحاظ گستره مكاني ممكن است آرشيو منطقه‌اي، آرشيو ملي، آرشيو استاني يا ايالتي، آرشيو شهري، و آرشيو بخش يا دهستان باشند. از لحاظ موضوعي نيز به آرشيو تاريخي، جغرافيايي، قضايي، سياسي، اقتصادي، جهانگردي، و مانند آن تقسيم مي‌شوند (4: 19؛ 115:9؛ 14:10).

در داخل يك سازمان آرشيوي، بسته به نوع و كميت موادي كه در آن گرد آمده تقسيم‌بندي‌هاي متفاوتي رايج است، كه 1) تقسيم بر اساس دوره تاريخي و 2) تقسيم بر اساس محتواي اسناد از مهم‌ترين آنهاست.

انواع مواد آرشيوي. مواد آرشيوي به موادي گفته مي‌شود كه در توصيفي كه براي كتاب و جزوه شده است نگنجد و نيز استفاده از بعضي از آنها نيازمند وسايل بخصوصي باشد؛ نظير مواد ديداري و شنيداري، و موادي كه داراي ارزش تاريخي هستند (292:7). بعضي از مواد آرشيوي عبارتند از: استاندارد، اسلايد، اطلس، اعلاميه ديواري، بروشور، پوستر، تقويم، تمبر، صفحه، صورتجلسه، طرح، عكس، گزارش، فيلم، ميكروفرم، نقشه، نوار، صفحه فشرده، حكم، فرمان، نامه، مهر، طغري، اجاره‌نامه، قباله، وقفنامه، و مانند آن.

اصول آرشيو. با توجه به ماهيت اسناد آرشيوي، اصولي را بر آرشيو حاكم دانسته‌اند كه مهم‌ترين آنها به قرار زير است: 1) اصل منشاء يا خاستگاه، كه به عنوان نخستين اصل همگاني آرشيو تلقي مي‌شود و به اين معناست كه اسناد يك سازمان معين چون به يك كلّ مرتبط تعلق دارند نبايد با اسناد سازمان ديگر درهم آميخته شوند (1: 6-7)؛ و 2) اصل نظم اوليه، كه از اصل نخست سرچشمه مي‌گيرد و بدين معناست كه پديدآورنده يا پديدآورندگان بر اساس مقصود خاصي اسناد را كنار هم چيده‌اند و فرض بر اين است كه ترتيب تاريخي، موضوعي، الفبايي، يا هر روش ديگر آن داراي منطق بوده و نبايد آن منطق را برهم زد (71:13).

برخي صاحب‌نظران اصول آرشيوي را به سه يا چهار گروه تقسيم كرده‌اند كه عبارتند از: اصل حفظ حرمت منشاء اوليه؛ اصل نظم و ترتيب نخستين؛ اصل توصيف مجموعه‌اي اسناد؛ و اصل سطوح كنترل. سه اصل اول از قرن نوزدهم در اروپا رايج شد و اصل چهارم را هم آرشيوداران امريكايي ابداع كردند (1:12).

تنظيم و طبقه‌بندي. تنظيم و تهيه شرح و توصيف مواد آرشيوي، از لحاظ نظري و عملي، امري نسبتاً متأخر است. از نظر تاريخي، كميت و پيچيدگي اسناد آرشيوي و نيز استفاده از آنها در گذشته دشواري‌هايي را براي مسئولان آرشيو و استفاده‌كنندگان از اسناد ايجاد نمي‌كرد. با اين حال، در قرن هجدهم موجودي گنجينه‌هاي آرشيوي با روش‌هاي گوناگوني تنظيم مي‌شد.

در نيمه دوم قرن نوزدهم نتايج زيان‌بار تنظيم موضوعي به طور تصنّعي و نيز درك كامل‌تر ماهيت و ويژگي اسناد آرشيوي منجر به پيدايش اصل مبداء (منشاء) و اصل احترام به نظم اوليه گرديد.

تنظيم و تهيه شرح و توصيف اسناد آرشيوي با ساخت اداري و روش‌ها و نظام‌هاي بايگاني سازمان‌هاي منشاء آنها ارتباط بسيار دارد. بنابراين، اداره مواد آرشيوي ايجاب مي‌كند كه مواد موجود در يك مركز آرشيوي طبق قاعده توصيف چند سطحي مواد آرشيوي تنظيم شود. روش طبقه‌بندي و تنظيم و تهيه شرح اسناد شامل موارد زير است:

1. گروه سند. تنظيم در سطح گروه سند عبارت از اختصاص شماره‌هاي بازيابي به اسناد اضافه شده و جديد بر اساس منشاء اسناد يا ارتباط آنها با يكديگر است. اما در تعيين يك گروه سند، مفهوم منشاء هرچند اساسي است، ممكن است به‌سبب ملاحظات عملي ديگر، به ويژه سابقه اداري، پيچيدگي، و كميت اسناد تعديل شود.

تعديل ديگر در مفهوم گروه سند مربوط به گروه سندهاي "مجموعه‌اي" است. به‌منظور پرهيز از ايجاد گروه‌هاي سندي متعدد غيرقابل كنترل، اسناد تعدادي از مؤسسات كوچك يا مجزا، سازمان‌هايي كه عمر كوتاهي داشته‌اند، اما بر اساس وظيفه يا از نظر اداري با يكديگر ارتباط دارند (نظير اسناد دادگاه‌هاي بخش يا كميسيون‌هاي دعاوي)، گروه سند واحد تلقي مي‌شوند. در داخل اين گروه، مدارك هر مؤسسه، گروه فرعي مشخص و جداگانه‌اي را تشكيل مي‌دهند. هر مجموعه اسناد مي‌تواند تنها به يك گروه سند تعلق داشته باشد و كوشش مي‌شود مدارك مربوط به يك گروه سند در محل واحدي نگهداري شوند (23:1-25؛ 14: 63-65).

2. گنجينه. تنظيم در سطح گنجينه هنگامي است كه اسنادي كه تشكيل يك گروه مي‌دهند در گنجينه واحدي قرار گيرند، كه بنا به نوع گنجينه و رشد كمي و كيفي موجودي هر گنجينه متفاوت است. قراردادن گروه‌هاي سند در واحدهاي آرشيوي ممكن است اساساً بر مبناي تمايز ميان اسناد دولتي و نسخه‌هاي خطي خصوصي (از جمله اسناد شخصي) صورت گيرد و يا در گنجينه دولتي ممكن است بر اساس تقسيمات سلسله مراتبي يا كاري انجام پذيرد.

بسياري از آرشيوهاي قضايي و حقوقي جدا از بنگاه‌هاي اجرايي (اداري) و بسياري از آرشيوهاي نظامي به عنوان واحد مجزا نگهداري مي‌شوند و گروه‌هاي سندي استاني و شهري عموماً از اسناد بنگاه‌هاي ايالتي در مخزن آرشيوي ايالتي جدا هستند. معمولاً براي مجموعه‌هاي مهم اسناد نقشه‌كشي و مواد ديداري و شنيداري و ماشين‌خوان نيز واحدهاي آرشيوي جداگانه تشكيل مي‌دهند (25:1-26؛ :14 65).

3. زيرگروه‌ها. سطح سوم تنظيم مربوط به زيرگروه‌ها در داخل هر گروه سندي است. منظور از تشكيل زيرگروه اين است كه ميان اسناد تمام ادارات يا واحدهاي اداري آنها كه يك گروه سند را تشكيل داده‌اند از جمله اسناد مربوط به مؤسسات پيشين، تمايز ايجاد شود. هر زيرگروهي به نوبه خود به سطوح ديگري تقسيم مي‌شود تا واحدهاي سازماني تابع را كه تشكيل زير گروه داده‌اند، دربرگيرد. تنظيم هر يك از زيرگروه‌ها بر اساس ساختار اداري، سلسله مراتب ادارات، و منشاء پيدايش سند صورت مي‌گيرد. اما در جايي كه سازماندهي پياپي يا ادغام مجموعه اسناد ميان ادارات منشاء تشخيص سلسله مراتب را دشوار ساخته باشد، تنظيم بر اساس ارتباط وظايف، موقعيت جغرافيايي، ارتباط تاريخي، و در صورت لزوم بر مبناي شكل فيزيكي اسناد صورت مي‌گيرد (26:1؛ 65:14).

4. سري‌ها (رده‌ها). سري در مفهوم آرشيوي مشتمل بر اسناد پرونده‌هايي است كه اداره توليدكننده، نگهدارنده، و استفاده‌كننده، آنها را بر اساس نظام بايگاني واحدي تنظيم كند يا به سبب ارتباط با نوعي وظيفه يا موضوع خاص، نتيجه فعاليتي خاص بوده يا شكل خاصي دارند. معمولاً منشاء اين سري‌ها، از لحاظ سلسله مراتب مشخص‌كننده زيرگروه‌هاي خاصي است كه در داخل آن سري‌ها قرار دارند، اما در مواردي كه زيرگروه‌ها بر مبناي سلسله مراتب تشكيل نشده‌اند، موقعيت زيرگروه سري‌هاي مربوط تغيير مي‌كند.

آرشيوداران بر اساس مطالعه پيشينه اداري، ساختار و وظايف مؤسسه ذيربط، و نيز بر مبناي مطالعه خود اسناد بايد در داخل هر زيرگروه تنظيم فيزيكي مناسبي براي سري‌ها در نظر بگيرند. هدف از تنظيم در سطح سري‌ها تسهيل استفاده از اسناد و در عين حال نگهداري منسجم آنها در مضمون سازماني و كاري است (65:14).

5. واحد پرونده. زماني كه سري‌ها در داخل ساختار زير گروهي يك گروه سندي خاص تنظيم شد، كار تنظيم به سطح واحد پرونده مي‌رسد. بيشتر سري‌ها بر اساس نظام بايگاني مورد استفاده مؤسسه منشاء اسناد تنظيم مي‌شود.

6. اسناد. مرحله نهايي، تنظيم سطح سند است كه شامل كنترل و در صورت لزوم تصحيح محل اسناد منفرد، پيوست‌ها، ضمائم، و يكايك اوراقي است كه تشكيل اسناد چندبرگي را مي‌دهند و مجموعاً يك واحد پرونده هستند. در اغلب گنجينه‌هاي مهم اسناد، تنظيم در اين سطوح به سبب كميت اسناد جديد آرشيوي كاري عملي، و به‌ويژه براي سري‌هايي كه از طريق تهيه ميكروفيلم يا ساير روش‌هاي نسخه‌برداري از طريق عكسبرداري، تكثير مي‌شوند امري ضروري است (65:14-66).

گنجينه‌هاي آرشيوي، علاوه بر راهنماهايي كه ادارات منشاء اسناد براي استفاده خود تهيه كرده‌اند، انواع مختلف ابزارهاي چاپي و غيرچاپي بازيابي تهيه مي‌كنند. سه نوع عمده ابزار بازيابي چاپي اخير عبارت است از: سياهه‌هاي موجودي، راهنماها، و سياهه‌هاي تفصيلي (1: 29؛ 66:14).

سازمان‌هاي آرشيوي در دنيا. برخي آرشيوهاي مهم كشورهاي مختلف عبارتند از:

الف. آرشيو فرانسه. اين آرشيو در قصر "سوبيز" مستقر است و با آنكه در دوران سلطنتي به آرشيو توجه شده و دولت‌هاي پادشاهي و ادارات، هريك به نوبه خود آرشيوهايي مانند آرشيو مجلس، آرشيو ديوان محاسبات، آرشيو سلطنتي، آرشيو دفتر شاه، آرشيو دريانوردي، و آرشيو آبها را به‌وجود آورده بودند، در دوره جمهوري در سال 1789 مجلس ملي مؤسسان، سازمان آرشيوي ويژه‌اي را به نام آرشيو ملي بنا نهاد و، بر اساس قانون، مجموعه‌هاي ديگر به آرشيو ملي ملحق شد (1:3-3).

در اين آرشيو، بعضي از اسناد حساس و با ارزش را فقط به شكل ميكروفيلم مي‌توان ديد. نظارت بر تالار مطالعه به‌طور خودكار است. بخش مهرها، به سبب آنكه در قرون وسطي مهر در حكم امضاي فرد بود و اسناد شخصي يا دولتي را تأييد مي‌كرد، از اهميتي خاص برخوردار است. بخش نقشه‌ها، تصاوير، و ميكروفيلم‌ها از بخش‌هاي مهم آرشيو ملي فرانسه هستند (160:9-162).

ب. آرشيو انگليس. اين آرشيو به نام مركز اسناد عمومي يا اداره اسناد دولتي در سال 1838 تأسيس شد. در سال 1954 كميته‌اي اداري تحت رياست سر جيمز گريگ كه بعداً به كميته گريگ شهرت يافت باعث تصويب قوانيني در مورد اسناد دولتي و تعيين حدود وظايف و مسئوليت‌هاي اداره اسناد دولتي شد (1:2-2). اسناد دولتي براي سه منظور نگهداري مي‌شوند: به‌عنوان سابقه، جهت پاسخگويي براي مطالعات تاريخي، و وظيفه استنادي. در حال حاضر اسناد آرشيو در دو ساختمان اصلي نگهداري مي‌شوند. اسناد حقوقي و آنچه مربوط به قرون وسطي و اوايل عصر جديد است در ساختماني واقع در چنسري لين [18]در مركز لندن و اسناد ادارات و سازمان‌هاي دولتي جديد و ساير اسناد مشابه در ساختماني جديد قرار دارند كه اختصاصاً براي آرشيو ساخته شده است (159:9).

ج. آرشيو امريكا. هنگامي كه در سال 1935 آرشيو ملي ايالات متحده تأسيس شد علاوه بر اداره‌كنندگان و مشاوران آرشيو، افرادي كه داراي صلاحيت ارزشيابي اسناد براي نگهداري دائم بودند نيز به خدمت درآمدند. اين افراد با تخصص‌هاي متفاوت به ارزشيابي اسناد پرداختند و اسناد ارزشمند را در ساختمان آرشيو ملي نگهداري كردند و به امحاي اسناد زائد و اسنادي كه ميان كليه سازمان‌ها يا چند سازمان مشترك بود پرداختند (1: 16-17؛ 15: 60-61).

آرشيو ملي امريكا گنجينه‌اي براي گردآوري اسناد ارزشمند اوليه دولت امريكاست كه داراي مواد آرشيوي بسياري است. تنها يك آرشيو آن در واشنگتن، داراي بيش از 4 بيليون سند مكتوب و 7 بيليون عكس، 118,000 حلقه فيلم سينمايي، و 200,000 نوار صوتي و ويدئويي است. در حال حاضر، آرشيو ملي امريكا شامل 9 كتابخانه رياست جمهوري، 13 آرشيو منطقه‌اي، و 16 مركز اسناد است (16).

سازمان‌هاي آرشيوي در ايران. مهم‌ترين مراكز آرشيوي ايران عبارتند از:

الف. اداره كل آرشيو وزارت امور خارجه. در پي تشكيل كنگره وين در سال 1815 م./ 1232 ق. و وضع اصول و قواعد روابط سياسي، مرجع مخصوصي به نام "دفترخانه امور غرب" در وزارت امور خارجه وقت تأسيس، و تنظيم روابط خارجي با دول بيگانه به آن سپرده شد و ميرزا رضا قلي‌خان نوايي منشي‌الممالك متصدي امور خارجه گرديد.

وجود سفرنامه ابوالحسن‌خان شيرازي معروف به ايلچي كبير و برخي گزارش‌ها و وسايل موجود در آرشيو وزارت امور خارجه بيانگر آن است كه از زمان فتحعلي‌شاه و عبدالوهاب نشاط، كار گردآوري اسناد روابط خارجي با نظم و ترتيب بيشتري انجام پذيرفته و در دوره‌هاي بعد، اين نظم رويّه مشخصي يافته است؛ به طوري كه از آن زمان تاكنون مجموعاً حدود سي ميليون برگ سند در آرشيو وزارت امور خارجه جمع‌آوري شده است. از اسناد قديمي نيز حدود 900 حلقه ميكروفيلم شامل 1,200,000 سند تهيه شده و از اين مجموعه تاكنون 26 عنوان كتاب چاپ و منتشر گرديده است.

حدود 500 جلد كتاب خطي و چاپي نفيس و مجموعه دستنويس شامل اصل مكاتبات، سفرنامه‌ها، سواد مكاتبات، رسايل، و گزارش‌ها در وزارت امور خارجه نگهداري مي‌شود كه بعضي از آنها منحصر به فرد است. اين آرشيو از مجهزترين آرشيوهاي كشور است و داراي بخش‌هاي رايانه و ميكروفيلم و دستگاه ضدعفوني و مرمت اسناد است و نيز به دستگاه‌هاي بازخوان، چاپگر، و پويشگر (اسكنر) مجهز است (4: 47-49؛ 9: 171-172).

ب. خبرگزاري جمهوري اسلامي ايران. اين خبرگزاري نخستين مؤسسه خبري ايران است كه در سال 1312 با نام آژانس پارس آغاز به‌كار كرد و از سال 1360 خبرگزاري جمهوري اسلامي ايران ناميده شد. اين سازمان يكي از سازمان‌هاي تابعه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي است و داراي 40 دفتر نمايندگي در داخل و 30 دفتر نمايندگي در خارج كشور است. اين دفاتر مسئوليت گردآوري، تدوين، و انتشار اخبار و گزارش‌هاي سياسي، اجتماعي، اقتصادي، ورزشي، فرهنگي، علمي، و پژوهشي داخلي و خارجي را برعهده دارند. اين مؤسسه داراي آرشيو عكس و آرشيو ميكروفيلم و ميكروفيش است. بانك اطلاعات خبرگزاري در سال 1362 تأسيس شده است كه در حال حاضر بيش از پنج هزار عنوان خلاصه خبر را در رايانه خود ذخيره كرده است (4: 46-47؛ 170:9-171).

ج. مركز آرشيو و اسناد صدا و سيماي جمهوري اسلامي ايران. اين مركز در محل سازمان صدا و سيما قرار دارد. مركز آرشيو فيلم، ويدئو، و ويدئو كاست نيز در محل سازمان و در نزديكي مركز توليد برنامه‌ها قرار دارد. اين مركز پس از انقلاب اسلامي بر فعاليت خود افزوده است و براي آن ساختماني مطابق با اصول علمي و رعايت ضوابط ايمني ساخته شده است. هدف اصلي اين مركز، گردآوري و نگهداري برنامه‌ها و اسناد و مداركي است كه توسط واحدهاي توليد سازمان تهيه شده است.

گردآوري مواد آرشيوي از دو طريق توليد داخلي و خريد يا اجاره از شركت‌هاي خارج از سازمان فراهم مي‌شود. محل آرشيو به دستگاه‌هاي ايمني، ضد رطوبت، و ضد نور مجهز است (4: 51-52؛ 9: 174-175).

د. سازمان‌ اسناد ملي‌ ايران‌.. اين سازمان تنها سازمان قانوني آرشيوي است كه با هدف جمع‌آوري اسناد ارزشمند و حفظ و نگهداري و ارائه آنها به پژوهشگران ايجاد شده است. اين سازمان زير نظر سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور و رياست آن برعهده معاون رئيس‌جمهور است. سازمان اسناد ملي از سال 1349 با تصويب مجلس شوراي ملي با اين وظايف تأسيس گرديد: جمع‌آوري و حفظ اسناد ملي ايران از دستگاه‌هاي دولتي و اشخاص و خانواده‌هايي كه اين‌گونه اسناد را در اختيار دارند؛ تمركز پرونده‌هاي راكد از طريق اجراي طرح مركز بايگاني راكد كشور؛ و امحاي اوراق زائد.

از سال 1372، پژوهشكده اسناد براي تحقق اهداف پژوهشي سازمان به‌وجود آمده است كه داراي سه گروه پژوهشي: تاريخ، اطلاع‌رساني، و مرمّت است. اين پژوهشكده داراي يك شوراي عالي مركب از رئيس و معاونان سازمان و سه نفر از خبرگان كشور است (4: 39-46؛ 9: 163-168).

ه  . مؤسسه پژوهش و مطالعات فرهنگي. اين مركز كه در سال 1365 با توجه به اسناد قابل توجّهي كه بنياد مستضعفان وقت و ديگر نهادهاي انقلابي به حكم دادسراي انقلاب اسلامي از منازل مصادره‌اي به دست آورده بودند شكل گرفت و وظيفه آن سازماندهي اين اسناد براي بهره‌برداري است. اين مؤسسه به سرعت رشد كرد و هم اكنون داراي واحدهاي آرشيو، پژوهش، كتابخانه، واحد فني، رايانه، ارتباطات، انتشارات، و ترجمه است. اسناد موجود در آن بيشتر اسناد شخصي، نامه‌هاي خصوصي خانوادگي، يادداشت‌ها و نوشته‌ها، و اسناد فرهنگي، نظامي، اقتصادي، حقوقي، و سياسي است كه در منازل رجال پيشين گردآوري شده است. بيشتر اين اسناد مربوط به عصر قاجار و دوران پهلوي است كه قسمتي از تاريخ معاصر ايران را دربرمي‌گيرد.

سازماندهي اسناد اين مركز بر اساس تقسيم‌بندي موضوعي و نمايه عنوان و چكيده است. اين مركز داراي دو بخش حفاظت و ميكروفيش است. خدمات اين مركز با رايانه و بيشتر به واحد پژوهش خود سازمان ارائه مي‌شود، ولي ساير علاقه‌مندان نيز مي‌توانند از اسناد آن استفاده كنند. از ميان بانك‌هاي اطلاعاتي اين مؤسسه، مي‌توان از بانك سنگ مزارات؛ بانك شجره رجال قاجار و پهلوي؛ بانك اسناد تاريخ معاصر ايران؛ بانك اسناد چاپي تاريخ معاصر ايران؛ بانك عكس‌هاي تاريخي چاپي؛ بانك مرقّعات؛ و بانك اَعلام تاريخ معاصر ايران نام برد (4: 50-51؛ 9: 173-174).

و. آرشيو سازمان ميراث فرهنگي كشور. اين سازمان در سال 1366 با ادغام مراكز اسناد فرهنگي و سازمان‌هاي قبلي شكل گرفت و هدف آن حفظ آثار و فعاليت‌هاي فرهنگي بود. منابع موجود در اين مركز به سبب ماهيت كاري سازمان بيشتر مجسمه، لباس، انواع سراميك، و جز آن است و به همين دليل، نگهداري آنها با آرشيوهاي اسناد مكتوب تفاوت دارد. اين سازمان با توجه به نوع مدارك موجود در آن، استانداردهاي حفاظتي خاص خود را رعايت مي‌كند و پاسخگوي كليه مراجعان است. اين مركز از متخصصان و كارشناسان تاريخ، حقوق، رايانه، جغرافيا، جامعه‌شناسي، باستان‌شناسي، مردم‌شناسي، هنرهاي سنتي ايران، معماري، و اطلاع‌رساني بهره مي‌گيرد (49:4-50؛ 173:9).

قوانين و مقررات آرشيوي. مقررات آرشيوي احتمالاً به قدمت و جهان شمولي خود آرشيو است. در زمان‌هاي گذشته، نگهداري و استفاده از اسناد طبق مقررات خاصي انجام مي‌گرفت. در اروپاي قرون وسطي پاپ‌ها و شوراهاي آنها مقرراتي را براي آرشيو كليساها وضع كرده بودند و نقض‌كنندگان اين مقررات را تهديد به تكفير مي‌كردند، اما فكر وضع مقرراتي جامع و نظام‌يافته جهت حفظ و استفاده از آرشيو، نخستين بار در فرانسه مطرح شد. در حال حاضر، كشورهاي بسياري (به‌ويژه كشورهاي در حال توسعه) فاقد مقررات عمومي آرشيوي هستند و تنها مقرراتي ويژه و در مقياس محدود دارند.

 

مآخذ: 1) 1رشيو ـ اهداف، وظايف و تشكيلات. تهران: سازمان اسناد ملي ايران، 1369؛ 2) "اداره اسناد دولتي انگلستان". ترجمه شهلا اشرف. در سازمان اسناد ملي ايران، مديريت روابط عمومي و امور بين‌الملل. مجموعه مقالات آرشيوي، ج 2. تهران: سازمان اسناد ملي ايران، روابط عمومي و امور بين‌الملل، 1372؛ 3) دوشن، ميشل. "آرشيو فرانسه". ترجمه مجتبي تركاشوند. در سازمان اسناد ملي ايران. مديريت روابط عمومي و امور بين‌الملل. مجموعه مقالات آرشيوي، ج 1. تهران: سازمان اسناد ملي ايران، روابط عمومي و امور بين‌الملل، 1371؛ 4) دياني، محمدحسين. مقدمه‌اي بر آرشيو. مشهد: دانشگاه فردوسي مشهد، 1377؛ 5) رحمان، عفيفه. "ارتباط بين كتابخانه و آرشيو". ترجمه حسين ميري گرجي. اطلاع‌رساني. دوره دهم، 1 (بهار 1372): 5-7؛ 6) روش‌هاي پژوهش در تاريخ، ج .3 زير نظر شارل ساماران و... [ديگران[. ترجمه ابوالقاسم بيگناه و... ]ديگران[. مشهد: آستان قدس رضوي، معاونت فرهنگي، 1371؛ 7) سلطاني، پوري؛ راستين، فروردين. اصطلاحنامه كتابداري. ذيل "آرشيو"؛ 8) عميد، حسن. فرهنگ فارسي عميد. ج 1، ذيل "آرشيويست"؛ 9) فدايي عراقي، غلامرضا. مقدمه‌اي بر شناخت اسناد آرشيوي. تهران: سازمان مطالعه و تدوين كتب علوم انساني دانشگاه‌ها (سمت)، 1377؛ 10) قائم مقامي، جهانگير. مقدمه‌اي بر شناخت اسناد تاريخي. تهران: انجمن آثار ملي، 1350؛ 11) مشيري، مهشيد. فرهنگ فارسي (الفبايي ـ قياسي)، ج 1، ذيل "آرشيو"؛ 12) معين، محمد. فرهنگ فارسي، ج 1، ذيل "آرشيو" و "آرشيويست"؛

13) Burke, Frank G. "Archives: Nature, Goals, Principles" . World Encyclopedia of Library and Information Services. PP. 55-57; 14)  Idem. "Organization and Description". Ibid. PP. 63-68; 15) Fishb Bein, Meyer H. "Records Management and Records Appraisal". Ibid. PP. 60-63; 16) "History: U.S. National Archives Exhibits". 2000 [on-line]. Avaliable: http:// www. infoset.com; 17) Pasner, Ernest. "Archives". The Encyclopedia Americana. Vol. 2, P.186.

 

                ميترا صميعي

 

 

 


 

[1] . Archeion

[2] . Layard

[3] . Samshi - Adad

[4] . Delphes

[5] . Saturne

[6] . Aphrodito

[7] . Edfou

[8] . Ravenne

[9] . Scrinium

[10] . Latran

[11] . MÅrovingiens

[12] . Theodore Godefroy

[13] . Pierre Dupuy

[14] . Colbert

[15] . Muratori

[16] . Ctesias

[17] . M.E. Masson

[18] . Chancery Lane

 

بازگشت به  فهرست مقالات آ