اشاعه اطلاعات[1] . اين اصطلاح به جنبه‌اي از خدمات اطلاع‌رساني گفته مي‌شود كه به ارائه و انتقال اطلاعات، به‌ويژه اطلاعات جديد و روزآمد، مي‌پردازد(93:4). اشاعه اطلاعات مستلزم آگاهي نسبت به علايق و نيازهاي استفاده‌كنندگان و روزآمد نگه داشتن دانش آنان يا توزيع به‌موقع اطلاعات مرتبط و مناسب به‌منظور برآورده ساختن نيازهاي متخصصان است (285:6 ؛ 106:7).
اصول اشاعه اطلاعات. خدمات اشاعه اطلاعات معمولاً به‌گونه‌اي طراحي مي‌شود كه اطلاعات مناسب، به‌شكل مناسب، و در زمان مناسب به استفاده‌كننده مناسب ارائه شود و براي تحقّق اين امر اصول زير، مدّ نظر قرار مي‌گيرد:
1. اطلاعات نياز استفاده‌كنندگان را تأمين كند؛
2. ارائه يا انتقال اطلاعات به‌موقع صورت گيرد؛
3. اطلاعات از كيفيت لازم برخوردار باشد؛
4. شكل و چگونگي ارائه اطلاعات با توجه به ويژگي‌هاي مخاطبان طراحي گردد؛
5. براي تكميل خدمات اشاعه اطلاعات، درصورت درخواست استفاده‌كننده، ارائه خدمات تحويل مدرك صورت گيرد؛
6. درصورت لزوم، براي استفاده از منابع خارج از سازمان، به‌ويژه براي كتابخانه‌هاي كوچك برنامه‌ريزي شود؛
7. نيازهاي اطلاعاتي استفاده‌كنندگان به‌طور مستمر مورد مطالعه قرار گيرد؛
8. كتابدار نياز اطلاعاتي استفاده‌كنندگان را به‌درستي و به‌طور منظم تفسير و تبيين كند؛
9. هزينه ارائه خدمات اشاعه اطلاعات با سودمندي آن سازگار باشد و اين رابطه همواره ارزيابي شود (286:6-287)؛
10. ملاكِ مناسب بودنِ اطلاعات ارائه‌شده نظر استفاده‌كننده باشد؛
11. اطلاعات ارائه‌شده روشن، دقيق، و به‌سادگي قابل فهم باشد؛
12. همواره براي كامل شدن خدمات تلاش گردد (319:5).
اهميت و ضرورت. اشاعه اطلاعات را از ارزنده‌ترين و مهم‌ترين خدمات هر كتابخانه و مركز اطلاع‌رساني دانسته‌اند. در واقع، مهم‌ترين رسالت كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني اشاعه اطلاعات است. دليل اهميت و ضرورت ارائه و اشاعه اطلاعات را مي‌توان عبارت دانست از: 1) فزوني انفجارگونه اطلاعات؛ 2)لزوم روزآمد نگاه داشتن دانش متخصصان حوزه‌هاي مختلف علمي؛ 3) توجه به صرفه‌جويي در وقت و هزينه استفاده‌كنندگان؛ و 4) تلاش به‌منظور افزايش تقاضا و بازاريابي براي خدمات اطلاع‌رساني و كسب منابع مالي براي كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني.
شيوه‌هاي اشاعه اطلاعات. از آنجا كه افراد و سازمان‌ها از لحاظ نيازها، سطوح، و ملاحظات مالي تفاوت دارند، اشاعه اطلاعات به‌شيوه‌هاي مختلف صورت مي‌پذيرد. اين شيوه‌ها از لحاظ نوع رسانه و منابع به دو گروه عمده چاپي (دستي) و الكترونيكي تقسيم مي‌شوند. هريك از اين دو گروه خود گونه‌هاي متفاوتي را دربر مي‌گيرند كه عبارتند از :
الف. اشاعه اطلاعات چاپي (دستي). در اين شيوه، انواع منابع اطلاعاتي چاپي به‌صورت دستي اشاعه مي‌يابند كه ممكن است شامل موارد زير باشند:
1. توزيع فهرست منابع جديد (خبرنامه آگاهي‌رساني جاري)[2] . معمولاً اين خبرنامه‌ها كليه منابع جديدي را كه وارد مجموعه كتابخانه يا مركز اطلاع‌رساني مي‌شود به استفاده‌كننده معرفي مي‌كنند كه "تازه‌هاي كتابخانه" از آن جمله است.
2. اشاعه اطلاعات گزيده[3] . اين نوع اشاعه شامل جست‌وجو و ارسال اطلاعات مورد نياز هر فرد به‌طور انفرادي، منظم، و مستمر است. در ابتدا، اين خدمات به‌صورت دستي ارائه مي‌شد و مراحل آن عبارت بود از اينكه كتابداران با استفاده از فرم‌ها و پرسشنامه‌هاي ويژه‌اي نيازهاي اطلاعاتي هريك از استفاده‌كنندگان را با پرسش از آنها مشخص مي‌كردند و سپس كليه منابع اطلاعاتي موجود در كتابخانه جست‌وجو مي‌گرديد و اطلاعات كتابشناختي و چكيده منابعي كه با نيازهاي اطلاعاتي استفاده‌كنندگان منطبق بود به‌صورت انفرادي براي هر يك از آنان فرستاده مي‌شد. در مرحله سوم، استفاده‌كننده اطلاعات كتابشناختي و چكيده‌هاي ارسالي را مطالعه و اصل يا تصوير منابع منطبق با نيازهاي خود را از كتابخانه درخواست مي‌كرد. پس از آنكه منابع مربوط به گذشته جست‌وجو مي‌شد، كتابدار فقط منابع اطلاعاتي جديد را بررسي مي‌كرد و اطلاعات كتابشناختي و چكيده منابع مرتبط با نيازهاي اطلاعاتي استفاده‌كنندگان را به‌همان روال قبل ارسال مي‌كرد. خدمات تحويل مدرك[4] به‌عنوان مكمل خدمات اشاعه اطلاعات گزيده نقش عمده‌اي دارد و بايد آن را تقويت كرد. خدمات اشاعه اطلاعات گزيده به‌شدت وابسته به دريافت منابع اطلاعاتي جديد است و با دريافت اين منابع است كه اشاعه اطلاعات گزيده مي‌تواند استفاده‌كنندگان را روزآمد نگه دارد. اصطلاح "اشاعه اطلاعات گزيده"، در واقع، در سال 1958 براي نظام‌هاي رقومي به‌كار رفت. روند كار بسيار شبيه نظام دستي است. يعني ابتدا طبق پرونده پژوهشي (پروفايل[5] ) پژوهشگران، كليه اطلاعات مرتبط با هريك از موضوع‌هاي مورد علاقه يا طرح‌هاي پژوهشي پژوهشگر از پايگاه‌هاي اطلاعاتي بازيابي و براي وي ارسال مي‌شود. در مرحله بعد، پس از اينكه كتابخانه يا مركز اطلاع‌رساني پايگاه‌هاي اطلاعاتي جديد را دريافت كرد، آنها را طبق پرونده پژوهشگران جست‌وجو مي‌كند و جديدترين اطلاعات مرتبط با طرح‌هاي پژوهشي يا علاقه آنان را براي هريك به‌طور جداگانه مي‌فرستد. معمولاً اين كار به‌طور منظم و در فواصل زماني معيّن انجام مي‌شود.
3. اشاعه منابع گزيده. منظور از ارائه اين خدمات تلفيق منابع انتخاب‌شده در اشاعه اطلاعات گزيده و تهيه نسخه‌اي از آنها براي استفاده‌كننده است. اين خدمات، به‌ويژه زماني‌كه استفاده‌كنندگان در مناطق دوردست قرار دارند يا زماني‌كه نسخه‌اي از منبع بايد از جاهاي دوردست يا خارج از كشور تهيه شود، بسيار سودمند است. معمولاً در گذشته كتابخانه‌ها اين نسخه‌ها را به‌شكل ريزنگار* تهيه و براي متقاضي ارسال مي‌كردند. به همين سبب، اين گونه خدمات با نام اشاعه گزينشي ريزنگارها[6] نيز شناخته شده است.
4. امانت منابع. استفاده‌كنندگان مي‌توانند منابع اطلاعاتي را در كتابخانه يا مركز اطلاع‌رساني مورد استفاده قرار دهند يا آنها را براي مدت معيّني از كتابخانه خارج كنند. امانت* از كهن‌ترين و رايج‌ترين شيوه‌هاي اشاعه اطلاعات است.
5. نمايش. بيشتر كتابخانه‌ها يا مراكز اطلاع‌رساني، همه يا گزيده‌اي از منابع جديد را براي آگاهي استفاده‌كنندگان به‌نمايش مي‌گذارند. نمايش منابع جديد ممكن است در محل كتابخانه و مركز اطلاع‌رساني يا در خارج از آن انجام شود.
6. نمايشگاه كتاب[7] . معمولاً ناشران براي تبليغ و آگاهي استفاده‌كنندگان و كتابخانه‌ها از انتشارات جديد اقدام به برپايي نمايشگاه كتاب و اطلاع‌رساني در سطوح مختلف محلي، استاني، ملي، يا بين‌المللي مي‌كنند. معمولاً اين نمايشگاه‌ها به مناسبت‌هاي مختلف و در فواصل زماني معيّن به‌طور منظم برپا مي‌شود.
7. ارتباط‌هاي فردي. گاه استفاده‌كننده نياز اطلاعاتي خود را به‌طور حضوري يا از طريق تلفن به كتابدار اعلام مي‌كند و كتابدار نيز اطلاعات مرتبط را به همان شيوه در اختيار وي قرار مي‌دهد (2: 26-36).
در سال‌هاي اخير، به‌سبب پيشرفت‌هاي قابل توجه در حوزه‌هاي فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات و نيز استفاده گسترده از شبكه‌هاي اطلاع‌رساني و رسانه‌هاي نوين، تقريباً كليه انواع اشاعه اطلاعات چاپي و دستي به‌صورت الكترونيكي نيز امكان‌پذير شده است و شيوه‌هاي ديگري نيز براي اشاعه اطلاعات پديد آمده است كه با نام كلي "اشاعه الكترونيكي اطلاعات " شهرت دارد.
ب. اشاعه الكترونيكي اطلاعات. استفاده از منابع الكترونيكي داراي مزايايي از قبيل امكان استفاده در محيط شبكه، سرعت انتقال بالا، اشتراك در منابع و صرفه‌جويي در هزينه، حجم اندك ذخيره‌سازي، امكان تكثير آسان اطلاعات، سرعت و هزينه پايين، امكان استفاده از فن‌آوري چندرسانه‌اي، و بسياري مزاياي ديگر است. اشاعه الكترونيكي اطلاعات به شيوه‌ها و با استفاده از ابزارهاي گوناگون صورت مي‌گيرد كه عبارتند از :
1.اينترنت*[8] . امروزه استفاده از اينترنت و شبكه جهاني وب[9] به‌منظور جست‌وجو و اشتراك منابع به‌شدت رشد يافته است. اينترنت، نخست، در دانشگاه‌ها و براي استادان و دانشجويان به‌منظور استفاده مشترك از منابع ايجاد شد. با توسعه فن‌آوري وب و مرورگرهايي[10] از قبيل اينترنت اكسپلورر[11] و نت‌اسكيپ ناويگيتور[12] ، استفاده از اينترنت از حوزه دانشگاه فراتر رفت. اينترنت كتابداران را با چالش‌هاي نويني مواجه كرده است؛ به‌طوري كه ناگزيرند خود را با پيشرفت‌هاي آن همگام كنند.
اينترنت در حوزه اشاعه اطلاعات بسيار تأثيرگذار بوده و تقريباً كليه انواع اشاعه اطلاعات اعم از آگاهي‌رساني جاري؛ مكالمات تلفني؛ اشاعه اطلاعات گزيده؛ نمايش منابع اطلاعاتي؛ و جست‌وجوي اطلاعات با سرعت، دقت، و حجم بالا از طريق آن امكان‌پذير است.
2. اينترانت *[13]. با استفاده از فن‌آوري اينترنت و وب مي‌توان چند سازمان را به يكديگر متصل كرد. به‌كارگيري مرورگرهاي مشابه وب به‌همراه اطلاعاتي كه در رايانه‌هاي داخلي نگهداري مي‌شود، به‌جاي ارتباط دادن آنها با خارج از سازمان، شبكه اينترانت را تشكيل مي‌دهد. اينترانت حاوي مقدار زيادي اطلاعات در مورد يك سازمان است. در درون هر سازمان بزرگ، بخش‌هاي تابعه به‌منظور تقويت ارتباطات، به توليد اطلاعات مي‌پردازند. كاربردهاي اينترانت شامل ارائه انواع خدمات اشاعه اطلاعات، توزيع سند، توزيع نرم‌افزار، دستيابي به پايگاه‌هاي اطلاعاتي، آموزش از راه دور، و مانند آن است. اينترانت ماهيتاً درون‌سازماني است و به اينترنت متصل نيست، ولي برخي سازمان‌ها با استفاده از نرم‌افزارهاي خاصي دستيابي به اينترنت را نيز از طريق اينترانت فراهم مي‌سازند.
كتابداران و اطلاع‌رسانان در تسهيل راه‌حل‌هاي اينترنت و اينترانت نقش مهمي دارند. اين نقش سبب ارتباط و رويارويي منظم كتابداران با كاركنان نظام‌ها و تهيه كنندگان اطلاعات مي‌گردد. معمولاً كتابدار بهترين كارشناس منابع اطلاعاتي است و نيازهاي اطلاعاتي سازماني را كه در آن فعاليت مي‌كند به‌خوبي مي‌شناسد. بنابراين، كتابدار مي‌تواند ارتباط مهمي را به‌منظور استفاده از اينترانت براي اشاعه منابع كتابخانه و خبرنامه‌ها يا به‌عنوان مجرايي براي انتقال اطلاعات خارج از سازمان به داخل سازمان برقرار كند(6: 297-299).
3. اكسترانت[14] . اين نوع شبكه شكل گسترده‌تري از اينترانت با استفاده از فن‌آوري وب و ميان چندين سازمان به‌منظور آسان شدن برقراري ارتباط و مبادله اطلاعات بين ارائه‌دهندگان خدمات اطلاع‌رساني و استفاده‌كنندگان است. كاربردهاي اين شبكه‌ها در ارائه خدمات اشاعه اطلاعات همچون اينترنت و اينترانت است، ولي از لحاظ گستره از اينترنت محدودتر و از اينترانت گسترده‌تر است.
4. پست الكترونيكي*[15] . اين نظام شامل نرم‌افزار انتقال و دريافت پيام به‌كمك صندوق پستي مركزي براي استفاده‌كنندگان عضو نظام است. هنگام استفاده از پست الكترونيكي مي‌توان متن، تصوير، و صوت را نيز به‌صورت فايل به نامه ضميمه كرد و براي مخاطب فرستاد. پست الكترونيكي به‌عنوان يكي از ابزارهاي بسيار قدرتمند ارتباطات الكترونيكي داراي مزايا و كاربردهاي فراواني در حوزه كتابداري و اطلاع‌رساني است (20:1).
5. تله‌تكس[16] . در اين نظام، امكان ارسال ميزان معيّني اطلاعات به‌طور مستقيم به تلويزيون استفاده‌كننده فراهم مي‌شود. با استفاده از دستگاه كنترل از راه دور تلويزيون، مي‌توان به صفحه اصلي (منو) و صفحات مختلف وارد شد و اطلاعات را مطالعه كرد. طيف اين اطلاعات بسيار گسترده است و شامل اطلاعات علمي، اخبار، و بسياري از اطلاعات مربوط به مسائل روزمره است و به‌طور منظم روزآمد مي‌شود. استفاده آسان و تقريباً رايگان از جمله مزاياي اين نظام است.
6. ويدئوتكس[17] . اين نظام خدمات محاوره‌اي بازيابي اطلاعات است كه براي دستيابي مشتركان از طريق خطوط تلفن طراحي مي‌شود. اطلاعات را مي‌توان در صفحه نمايش تلويزيون يا پايانه ويدئوتكس مشاهده كرد. نوع اطلاعات ارائه‌شده و شيوه كار در اين نظام بسيار شبيه تله‌تكس است، امّا مزيت اصلي ويدئوتكس تعاملي بودن آن است. استفاده‌كننده مي‌تواند اطلاعات را ارسال و دريافت كند.
7. تابلو اعلانات الكترونيكي[18] . اين نظام رايانه‌اي كه در محيط شبكه به‌عنوان مركز اطلاع‌رساني و پيام‌رساني عمل مي‌كند، بعضاً به كاربران امكان مي‌دهد كه به‌صورت پيوسته با يكديگر گفت‌وگو كنند، پست الكترونيكي بفرستند، فايل‌هاي اطلاعاتي را مبادله كنند، به اينترنت متصل شوند، به‌صورت مشترك به پايگاه‌هاي اطلاعاتي دسترسي يابند، و جست‌وجو و بازيابي كنند.
8. نمابر يا دورنگار*[19] . با اين دستگاه مي‌توان متن يا تصوير را به‌شكل رقومي از طريق خطوط تلفن ارسال و دريافت كرد. نمابر معمولاً براي ارسال و دريافت اطلاعات و پيام‌هاي كوتاه به‌كار مي‌رود.
9. جست‌وجو توسط كاربر نهايي[20]. در اين شيوه، استفاده‌كننده اجازه دارد كه به‌طور مستقيم به پايگاه‌هاي اطلاعاتي دست يابد و اطلاعات مورد نياز خود را بازيابي كند. اين امكان معمولاً توسط شبكه‌هاي اطلاع‌رساني محلي[21] ، شبكه‌هاي گسترده[22] ، و ارتباط پيوسته[23] فراهم مي‌شود(5: 339-341). بيشتر مراكز اطلاع‌رساني فهرست پيوسته، پايگاه‌هاي اطلاعاتي بر روي ديسك‌هاي فشرده، اينترنت، و خدمات تجاري پيوسته را در دسترس كاربران قرار مي‌دهند. در چنين مواقعي، مراكز اطلاع‌رساني جست‌وجو از اين منابع را نيز به كاربران آموزش مي‌دهند (83:3).
مآخذ: 1) محسني، حميد؛ ابراهيمي، مهدي. دستنامه پست الكترونيك و جنبه‌هاي كاربردي آن براي كتابخانه‌ها.... تهران: نشر كتابدار، 1378؛
2) Kemp, A. Current Awareness Services. London: Clive Bingley, 1979; 3) Kreizman, Karen. Establishing an Information Center: a Practical Guide. London: Bowker - Saur, 1999; 4) Kumar, Krishan. Reference Service. New Delhi: Vikas Publishing House PVT LTD, 1989; 5) Richards, Diane. "Dissemination of Information", in Handbook of Special Librarianship and Information Work. London: Aslib, 1982, PP. 314- 342; 6) Trench, Stella. "Dissemination of Information", in Handbook of Special Librarianship and Information Work. London: Aslib, 1997, PP. 285- 299; 7) Whitehall, Tom. "Dissemination of Information". International Encylopedia of Information and Library Science, PP. 106-107.
احمد يوسفي
