Skip Ribbon Commands
Skip to main content
سایت دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی
    آ         الف       ب       پ       ت       ث       ج       چ       ح       خ       د       ذ       ر       ز       ژ       س       ش       ص       ض       ط       ظ       ع       غ       ف       ق       ک       گ       ل       م       ن       و       ه       ی    

بازگشت به فهرست مقالات الف

 

امانت[1] . اين كلمه در اصطلاح براي توصيف مجموعه‌اي از فعاليت‌هاي كتابخانه‌اي شامل كليه خدماتي است كه از طريق آن كتاب‌ها، مجلات، و ديگر منابع كتابخانه‌اي به طور مستقيم در دسترس درخواست‌كنندگان قرار مي‌گيرد. بنابراين، مي‌توان گفت كه نظارت بر ورود و خروج منابع از كتابخانه‌ها و در دسترس قراردادن آنها اصلي‌ترين عملكرد خدمات امانت است.

تقريباً همة كتابخانه‌ها، به جز آنهايي كه داراي مجموعه‌هاي نفس و كمياب هستند، منابع خود را براي خروج از كتابخانه به امانت مي‌دهند.  گاه، اصطلاح "امانت" براي استفاده از منابع در محل كتابخانه نيز به‌كار مي‌رود. برحسب نوع نهادي كه كتابخانه به آن تعلق دارد، خط‌مشي‌هاي امانت بسيار متفاوت است. اين تفاوت‌ها در زمينه نوع منابع، مدت زمان امانت، تمديد زمان امانت، و يا ذخيره‌سازي نوبت استفاده از منابع (رزرو) است.

تاريخچه.امانت منابع كتابخانه‌اي، كه در دنياي امروز امري متداول است، پديده‌اي نسبتاً جديد در تاريخ كتابخانه‌هاست. در طي قرن‌ها، ايجاد مجموعه‌هاي بزرگ نقطه ثقل كتابخانه‌ها بوده و توجه چنداني به استفاده از منابع نمي‌شده است. در گذشته، به ويژه قبل از اختراع دستگاه چاپ متحرك توسط گوتنبرگ، كتاب كالايي با ارزش به‌شمار مي‌رفت و كتابخانه‌ها نمي‌توانستند به‌سادگي آنها را امانت دهند. كتابخانه‌هاي گذشته بيشتر شبيه مجموعه‌هاي نفيس و آرشيوهاي امروزي بودند كه بيشتر براي نگهداري منابع نفيس و غيرقابل جايگزين طراحي مي‌شدند. در دوره‌اي كه كتابخانه‌ها بيشتر وابسته به كليساها و صومعه‌ها بودند، كتابخانه را "آرموريوم"[2]  (يعني خزانه يا صندوق كتاب*) مي‌ناميدند كه كتاب‌ها در آن نگهداري مي‌شد و كتابدار را "بيبليوتكاريوس"[3]  يا "كاستوس ليبروروم "[4]  (يعني نگهبان كتاب) مي‌خواندند.

در اين دوره، امانت كتاب براي نسخه‌برداري يا خواندن امكان‌پذير بود و امانت بين كتابخانه‌اي نيز وجود داشت. با وجود اينكه تبادل منابع معمولاً ميان كتابخانه‌هاي مجاور انجام مي‌گرفت، گاه امانت بين كشورها نيز مرسوم بود كه امانت كتاب ميان فرانسه و يونان يا انگليس و اتريش از آن جمله است.

اصلي‌ترين وظايف كتابداران در جهت حفظ مجموعه عبارت است از: حفظ منابع موجود، افزايش تعداد مجموعه، و كسب اطمينان از اينكه منبعي آسيب نديده يا مفقود نشده باشد. امانت كتاب تنها به شرطي امكان‌پذير بود كه فرد امانت گيرنده رسيد و مابه‌ازاي معتبري در قبال امانت در اختيار كتابدار بگذارد. مسئولان كتابخانه‌ها نسبت به اين امر بسيار حساس بوده و هميشه آن را به كتابداران گوشزد مي‌كردند. اين رسيدها و نام كتاب در فهرست بخش امانت وارد مي‌شد.

با افزايش مجموعه منابع كتابخانه، قفسه‌هاي كتاب جايگزين صندوق‌ها و مخازن شد و بعدها اتاق‌ها و تالارهاي مطالعه در كتابخانه‌ها پديد آمد. در برخي موارد، مجموعه منابع به دو بخش تقسيم مي‌گرديد: يكي براي استفاده عمومي و ديگري براي استفاده اختصاصي. در بخش عمومي، ابتدا تمام كتاب‌ها به ميزها زنجير مي‌شد، ولي بعدها اين كار تنها در مورد منابع مرجع صورت مي‌گرفت. در قرن هجدهم، پس از اينكه كتاب‌هاي چاپي فراوان و رايج گرديد، تنها كتب خطي به‌منظور نگهداري به ميزها زنجير مي‌شد.

نخستين نظام‌هاي امانت. مقررات امانت منابع در محل‌هاي مختلف تفاوت‌هاي اساسي داشت، اما به‌طور كلي از رهنمودهايي كه توسط كتابخانه‌هاي صومعه‌اي تدوين شده بود، پيروي مي‌كرد. به‌طور مثال، در قرن چهاردهم ميلادي در كتابخانه دانشگاه سوربن، كتاب‌ها صرفاً براي مطالعه در محل كتابخانه امانت داده مي‌شد و اگر كتابي از كتابخانه خارج مي‌گرديد بايد حتماً همان روز به كتابخانه بازگشت داده مي‌شد. اگر كسي، به‌جز استاد يا دانشجو، كتابي را از كتابخانه خارج مي‌كرد بايد وديعه‌اي معادل ارزش آن مي‌گذاشت. در برخي كتابخانه‌هاي دانشگاهي، دانشجويان مي‌توانستند كتاب را به‌مدت يك‌سال به امانت بگيرند. در بعضي ديگر، كتاب‌هاي نفيس با سه قفل محافظت مي‌شد كه سه كليد داشت و هر كليد در اختيار يك نفر بود. بنابراين، براي بازكردن قفل‌ها لازم بود هر سه نفر حضور داشته باشند تا بتوان آن كتاب را جابه‌جا كرد.

كتابخانه‌هاي اماني انتفاعي و كتابخانه‌هاي اشتراكي (شهريه‌اي يا عضويتي) را، كه در قرن هجدهم ميلادي در انگلستان و اروپا پديد آمد، مي‌توان نخستين كتابخانه‌هاي عمومي اماني در سطح جهان به‌شمار آورد. كتابخانه‌هاي اماني انتفاعي معمولاً توسط كتاب‌فروشي‌ها يا گروه‌هايي از خوانندگان پديد مي‌آمد و امروزه آنها را "مجموعه‌هاي كرايه‌اي" مي‌نامند. بيشتر اين مجموعه‌ها را كتاب‌هاي داستاني و غيرداستاني عامه‌پسند تشكيل مي‌داد. در همين زمان، كتابخانه‌هاي اشتراكي پديد آمد. در اين نوع كتابخانه‌ها، بخشي از افراد جامعه كتابخانه‌اي را پديد مي‌آوردند كه فقط اعضا مي‌توانستند از آن استفاده كنند. به‌طور كلي، كيفيت منابع موجود در اين كتابخانه‌ها از كتابخانه‌هاي انتفاعي مطلوب‌تر بود. به‌طور مثال، مي‌توان از كتابخانه شركت فيلادلفيا نام برد كه در سال 1731 توسط بنجامين فرانكلين و ديگران ايجاد شد. منابع موجود در اين كتابخانه از كيفيت بالايي برخوردار بود و سال‌ها به‌عنوان كتابخانه‌اي پژوهشي مورد استفاده امريكايي‌ها قرار مي‌گرفت.

با استقرار كتابخانه‌هاي عمومي غيرانتفاعي در سال 1850، كه خدمات امانت كتاب را به‌طور رايگان ارائه مي‌كردند، كتابخانه‌هاي عمومي نوين كار خود را آغاز كردند. در اين زمان، منابع كتابخانه‌هاي عمومي افزايش بيشتري يافت و تعداد مراجعان به كتابخانه نيز روز به روز بيشتر مي‌شد و طبعاً نياز به مديريت خدمات امانت نيز افزايش مي‌يافت. در ابتدا بيشتر كتابخانه‌ها از نظامي شبيه حسابداري يا دفاتر روزنامه براي پيگيري منابع امانت داده شده استفاده مي‌كردند. دفتر روزنامه داراي رديف‌هايي بود كه ورود و خروج منابع به‌طور روزانه در آنها يادداشت مي‌شد و بدين ترتيب مي‌توانستند بر ورود و خروج كتاب توسط هر فرد نظارت كنند. بازگشت كتاب نيز در اين دفاتر ثبت مي‌شد.

در نظام شبه‌حسابداري، به هر مراجعه‌كننده صفحه‌اي اختصاص مي‌يافت. در اين صفحه همه اطلاعات مربوط به ورود و خروج كتاب توسط يك نفر يادداشت مي‌شد و شماره شناسايي شخص امانت‌گيرنده به كتاب الصاق مي‌گرديد؛ و بدين طريق، هنگام عودت كتاب، به راحتي صفحه مربوط به شخص امانت‌گيرنده پيدا مي‌شد و بازگشت كتاب در آن يادداشت مي‌گرديد.

اين نظام ثبت و ضبط باعث گرديد كه كتابداران بتوانند اولويت‌هاي مراجعه‌كنندگان را كشف و پيشنهادهايي براي بهبود مجموعه ارائه كنند. در كتابخانه‌هاي مدارس كوچك، معلمان با استفاده از اين نظام مي‌توانستند پيشرفت‌هاي مطالعاتي دانش‌آموزان را دريافته و آن را اصلاح يا هدايت كنند. امروزه، به‌منظور حفظ حقوق افراد، چنين سوابقي به‌ندرت جمع‌آوري و نگهداري مي‌شود؛ و هر گاه مراجعان مايل باشند كه پيشينه‌اي از سير مطالعاتي آنان تهيه شود، كتابخانه‌ها آنها را جمع‌آوري مي‌كنند تا از اين طريق بتوانند منابع جديدي را براي كتابخانه تهيه كنند.

مشكلات اساسي اين‌گونه نظام ثبت و ضبط (شبه حسابداري) عبارت بود از: الف) جست‌وجوي منابعي كه مدت زمان امانت آنها تمام شده بود؛ و ب) تعيين منابعي كه امانت داده شده بود. با وجود مشكلاتي كه ذكر شد، اين نظام داراي مزايايي بود كه باعث گرديد مدت‌ها به‌عنوان نظامي مناسب و عام براي ارائه خدمات امانت به‌كار رود. اين نظام، علاوه بر سادگي و سهولت استفاده، اطلاعات اضافي و كاملي براي كتابداران پديد آورد. با اينكه نظام‌هاي شبه‌حسابداري و دفتر روزنامه در سطح گسترده‌اي كنار گذاشته شده و روش‌هاي جديد جايگزين آنها گرديده است، هنوز هم گاه در كتابخانه‌هايي با مجموعه‌هاي كوچك يا تخصصي به‌كار مي‌رود.

يكي ديگر از روش‌هاي اوليه براي پيگيري موادِ به امانت رفته استفاده از شيئي جايگزين به‌جاي كتاب در قفسه‌ها بود. بدين ترتيب كه تكه‌اي كاغذ، مقوا، يا چوب جايگزين كتاب امانت داده شده مي‌گرديد و نام امانت گيرنده و مشخصات كتاب را در دفتر روزنامه يادداشت مي‌كردند. در حال حاضر، از اين روش نيز استفاده مي‌شود؛ البته نه براي پيگيري فرايند امانت، بلكه براي مشخص‌كردن مجموعه‌هاي بزرگي از كتاب‌ها كه در ديگر بخش‌ها يا قفسه‌ها چيده شده است. در برخي فايل‌هاي عمودي نيز از روش جايگزيني استفاده مي‌گردد؛ بدين شيوه كه بر روي يك قطعه مقوا، مشخصات كتاب يا منبع يادداشت شده و تاريخ امانت و بازگشت نيز در آن ذكر مي‌گردد؛ سپس اين كارت مقوايي را در قفسه عمودي جايگزين كتاب يا منبع امانت داده شده قرار مي‌دهند.

نظام‌هاي جديد امانت. به موازات افزايش مجموعه كتابخانه‌ها، بر تعداد مراجعان نيز روز به روز افزوده مي‌شد. در اين شرايط تعداد منابعي كه وارد فرايند امانت مي‌گرديد به‌طور چشمگيري افزايش مي‌يافت. در شرايط جديد، روش‌هاي قبلي امانت (نظام شبه‌حسابداري و دفتر روزنامه) ديگر كارآمد نبود و ضرورت نظام‌هايي با انعطاف بيشتر احساس مي‌گرديد. در نخستين گام، براي هر نوع منبع كه امانت داده مي‌شد برگه‌اي موقت كه نام امانت گيرنده، نشاني، و شماره ثبت روي آن يادداشت شده بود تهيه مي‌گرديد. اين برگه‌هاي موقت بر اساس شماره بازيابي، نام امانت گيرنده، يا تاريخ بازگشت فايل مي‌گرديد. هنگام بازگشت منبع به كتابخانه، اين برگه موقت از فايل خارج و باطل مي‌گرديد. در برخي كتابخانه‌ها، براي هر منبع امانت داده شده چند برگه موقت تهيه و در فايل‌هاي مختلف نگهداري مي‌شد. بديهي است اين‌گونه نظام‌ها نيازمند فرايند نظارت دقيق بود تا بتوان اطمينان حاصل كرد كه منابع امانت داده شده به‌طور كامل به كتابخانه عودت داده شده است. با اينكه روندهاي كاريِ چنين نظام‌هايي از پيچيدگي چنداني برخوردار نبود، ثبت و ضبط و باطل‌كردن انواع رسيدها و كاغذها باعث مي‌شد كه كارهاي اضافي براي بخش امانت پديد آيد. به همين سبب، در حال حاضر چنين نظام‌هايي به ندرت به‌كار مي‌رود و تنها در برخي كتابخانه‌ها كه داراي نظام خودكار نيستند كاربرد دارند.

تهيه كارت‌هاي دائم براي كتاب، در واقع، نوعي تكامل برگه‌هاي موقت محسوب مي‌شود. در اين روش، مشخصات و اطلاعات شناسنامه‌اي كتاب بر روي كارت‌هاي دائمي ضبط گرديده و به ترتيبِ زمانِ بازگشت منظم مي‌شوند. اين روش ممكن است داراي مشكلاتي (مانند ناخوانا بودن نام امانت گيرنده يا اسامي جعلي افراد) باشد؛ ولي در حال حاضر، در بيشتر كتابخانه‌ها به كار مي‌رود و در مجموع مي‌توان آن را روش مناسبي دانست. اين روش در سطح گسترده‌اي در كتابخانه‌هاي دانشگاهي به‌كار مي‌رود و بسيار كارآمد است. در كتابخانه‌هاي دانشگاهي، حجم مبادلات و امانت كتاب بسيار بالا و در مقابل، زمان و مدت آن كوتاه است. به همين سبب، لازم است از روش رزرو كردن در سطح گسترده‌اي استفاده شود. نظام امانتِ مبتني بر كارت‌هاي دائمي تقريباً به اين نياز پاسخ مي‌گويد.

در سال 1900، براي بهبود روش كارت‌هاي دائمي، كتابخانه عمومي نيويورك طرح جديدي را به‌كار گرفت كه در حال حاضر نيز توسط برخي مسئولان تهيه و توزيع كتاب به‌كار مي‌رود. در اين روش، هنگام عضويت، صفحه‌اي فلزي براي مراجعه‌كننده تهيه مي‌گردد كه بر روي آن اطلاعاتي از قبيل نام، نشاني، شماره عضويت، سن، مدت اعتبار، و مانند آن حك مي‌شود. اين صفحه فلزي در واقع در حكم كارت عضويت است. هنگامي كه فرد كتابي امانت بگيرد، اطلاعات اين صفحه فلزي با استفاده از استامپ بر روي كارت كتاب منتقل مي‌شود. در اين روش، كارت يا صفحه فلزي دقيقاً در حكم كارت دائم است؛ با اين تفاوت كه مشكل ناخوانا بودن اسامي را نخواهد داشت. از اين وسيله مي‌توان براي امانت و عودت ديگر منابع نيز استفاده كرد، اما اسامي مشابه مي‌تواند باعث بروز مشكلاتي در اين روش شود؛ يعني  اگر شماره عضويت بر كتاب منتقل نشود و اسامي مشابه باشند سبب اختلال در كار امانت خواهد شد. به هر حال، اين روش از نظر زمان و كار باعث صرفه‌جويي‌هايي در فرايند كار امانت مي‌گردد، زيرا لازم نيست نام و نشاني فرد امانت گيرنده به‌طور مكرر مورد مراجعه قرار گيرد. پس از پديد آمدن كارت‌هاي دائم، روش‌هاي كار و فرايندهاي امانت تكامل بيشتري يافت. ولي با ورود رايانه و نظام‌هاي امانت رايانه‌اي به‌تدريج روش‌هاي دستي و كارت‌هاي دائم از رده خارج مي‌گرديد.

نظام‌هاي خودكار امانت. با ظهور پردازش الكترونيكي داده‌ها در اواخر دهه 1940، كتابداران درصدد يافتن راه‌هايي برآمدند تا بتوانند از اين فن‌آوري در خدمات امانت بهره‌مند شوند. استفاده از نظام‌هاي پردازش ِ دسته‌اي براي خودكار سازي خدمات امانت نخستين گام‌ها در اين زمينه محسوب مي‌شود. براي اين منظور، تعدادي از كتابخانه‌ها از كارت‌هاي منگنه شده استفاده كردند. اين نظام‌هاي امانت، از نظر سرعت و اطمينان، كارآيي مطلوبي داشتند. با استفاده از اين نظام‌ها، روند فايل‌سازي حذف گرديد تا موقع لزوم گزارش‌هاي ديركرد به‌راحتي در دسترس باشد. چنين نظام‌هايي بسيار مفيد و كارآمد بود، ولي نمي‌توانست تمام نيازهاي كتابداران در زمينه اطلاعات ضروري براي بخش امانت را برآورد. به‌طور مثال، براي آگاهي از كتاب‌هاي به امانت داده شده لازم بود پردازشي كلي از داده‌ها صورت گيرد. بنابراين، دستيابي به چنين اطلاعاتي سبب اتلاف وقت و هزينه مي‌شد. علاوه بر اين، چنين روندي موجب مي‌گرديد كه كتابدار منتظر بماند تا اطلاعات و تغييرات جديد، شبانه وارد شود تا وي روز بعد متوجه شرايط جديد گردد. از سوي ديگر، نظام‌هاي اوليه رايانه‌اي تنها بر اساس اطلاعات كتاب‌هاي به‌امانت‌رفته طراحي مي‌شد. بنابراين، اطلاعاتي در زمينه كتاب‌ها يا منابعي كه ظاهراً بايد در مجموعه وجود داشته باشد در فايل رايانه‌اي موجود نبود؛ و در چنين شرايطي تعيين موجودي مخازن امكان نداشت.

دسترسي به اطلاعات خصوصي افراد، يكي از مواردي است كه با استفاده از نظام‌هاي خودكار امكان‌پذير مي‌شود. چنين امري از ابتداي به‌كارگيري اين نظام‌ها موجب نگراني كتابداران بود. براي رفع اين نگراني، نظام‌هاي خودكار به گونه‌اي طراحي شد كه فقط هنگام امانت يا بازگشت كتاب بتوان به اطلاعات فردي دست يافت. با اين همه، بيشتر نظام‌هاي خودكار قادرند اطلاعات و خدمات بهتري ارائه كنند و مديريت اطلاعات بخش امانت در آنها بسيار آسان‌تر و كارآمدتر انجام مي‌شود. در اين نظام، سوابق موردي امانت و بازگشت ذخيره نمي‌شود، ولي مي‌توان آمارهاي تجمعي مطلوبي به‌دست آورد؛ مانند آمارهاي مربوط به نوع افرادي كه از كتابخانه استفاده كرده‌اند، نوع و تعداد شماره بازيابي‌هايي كه مورد استفاده قرار گرفته‌اند، موضوع‌هاي پرمراجعه، تعيين وضعيت مجموعه، و مانند آن.

با افزايش قدرت رايانه‌ها و كاهش هزينه‌هاي ذخيره‌سازي داده‌ها و روش‌هاي بهتر فايل‌سازي و مديريت آنها، در اوايل دهه 1970 نخستين نظام‌هاي امانت پيوسته طراحي و به‌كار گرفته شد. بعضي از اين نظام‌ها توسط خود كتابداران و تعدادي ديگر توسط شركت‌هاي رايانه‌اي طراحي و راه‌اندازي گرديد. اين نظام‌هاي پيوسته طيف گسترده‌اي از سخت‌افزار، نرم‌افزار، و خدمات را دربر مي‌گيرند كه از نظام‌هاي مبتني بر اين رايانه‌ها براي ارائه خدمات به كوچك‌ترين كتابخانه‌هاي مدارس يا كتابخانه‌هاي عمومي آغاز و به شبكه‌هاي بسيار بزرگ كه به چندين نهاد در نواحي مختلف جغرافيايي خدمات ارائه مي‌كنند ختم مي‌شود. برخي نظام‌هاي پيوسته از طريق اتصال چندين شبكه به‌وجود آمده‌اند كه خدمات از طريق يك گره مركزي ميان ديگر نقاط تقسيم مي‌گردد.

فن‌آوري پويش (اسكن‌كردن) داده‌ها نيز سبب تحولات اساسي در خدمات امانت گرديده است. در نظام‌هاي اوليه، براي شناسايي مراجعه‌كننده و منبع مورد نظر، از وسايل و تمهيدات مكانيكي استفاده مي‌شد؛ ولي امروزه، با پويش برچسب‌ها و رمزها به‌صورت الكترونيكي، مراجعان و منابع شناسايي مي‌شوند. با استفاده از ابزارهايي مانند پويشگرهاي بازخوانيِ نمودارهاي ميله‌اي يا دستگاه بازشناسي نوري نمادها (او.سي.آر.)، شناسايي مراجعه‌كنندگان و منابع امانت و بازگشت داده شده بسيار سريع و دقيق انجام مي‌شود. در حال حاضر، اغلب از پويشگرهاي بازخوانيِ نمودارهاي ميله‌اي در كتابخانه‌ها استفاده مي‌شود.

گرچه تعدادي از نظام‌هاي امانت خودكار به‌صورت جداگانه طراحي و اجرا شده است، اما امروزه، اين نوع نظام‌ها به‌صورت جامع و در قالب برنامه‌اي كلي در كتابخانه به‌كار مي‌رود. برنامه و نظام‌هاي جامع و يكپارچه كتابدار را قادر مي‌سازد كه از هنگام تصميم‌گيري براي خريد يك منبع تا ورود به مجموعه، سازماندهي، و استفاده بتواند آن را پيگيري كند. در اين نظام‌هاي جامع و يكپارچه، پيگيري مواد آسيب ديده، گم شده، وجين گرديده، و به‌سرقت رفته نيز امكان‌پذير است.

با ظهور فن‌آوري‌هاي جديد، ويژگي‌هاي نظام‌هاي رايانه‌اي به‌سرعت در حال تغيير است و هزينه‌هاي خريد و نگهداري به‌طور چشمگيري كاهش مي‌يابد. اين روند سبب مي‌شود كه همه كتابخانه‌ها بتوانند از چنين نظام‌هايي براي ارائه خدمات امانت استفاده كنند. در آخرين نوع از اين نظام‌ها، كاربر مي‌تواند بسياري از روندهاي خدمات امانت، از قبيل درخواست خريد، شناسايي هر منبع اطلاعاتي در مجموعه، تمديد مدت استفاده، و مانند آن را خود انجام دهد. نظام‌هاي جديد خدمات امانت به‌راحتي مي‌توانند مديريت اطلاعات و آمار و جنبه‌هاي گزارش‌گيري را بهبود بخشند و باعث استفاده بهينه از منابع كتابخانه شوند.

وظايف بخش امانت. فعاليت‌هاي اين بخش شامل موارد زير است:

1. برنامه امانت منابع. بخش امانت مي‌تواند، به دلايل متعدد، منابع را امانت ندهد، كه مهم‌ترين آنها عبارتند از: الف) تعداد زياد منابع امانت گرفته شده توسط فرد؛ ب) عدم پرداخت جريمه‌ها؛ ج) منابعي كه توسط فرد گم شده است؛ و د) ديگر تخلفات.

2. زمان‌بندي امانت منابع. در نظام‌هاي امانت، اعم از دستي يا خودكار، وجود گاهشماري براي تعيين مدت امانت و پيگيري تأخيرها ضروري است. برنامه‌هاي زمان‌بندي و احتساب گردش كار روزانه در كتابخانه‌ها بسيار متفاوت است و بايد از انعطاف كافي برخوردار باشد. به‌طور مثال، بايد بتوان روزهاي تعطيل يا روزهايي كه به دليل بدي آب و هوا (مثلا بارش سنگين برف) تعطيل است و ديگر موارد غيرعادي را درنظر گرفت.

3. كنترل خروج منابع. مواد كتابخانه به‌طور موقت به مراجعه‌كنندگان امانت داده مي‌شوند. اين امانت خارج از كتابخانه بر اساس آيين‌نامه‌هاي مدوّن خاصي صورت مي‌گيرد و مدت معيني را دربر مي‌گيرد. در نظام‌هاي امانت دستي و خودكار، برخي اطلاعات فردي امانت‌گيرنده ثبت و ضبط مي‌گردد و با اطلاعات منبع خروجي تلفيق مي‌شود. اطلاعات منبع خروجي معمولاً عبارتند از: شماره بازيابي منبع، عنوان، رمزهاي ميله‌اي، و ديگر اطلاعات مورد لزوم. گاه، از وجه لازم براي خروج منابع از كتابخانه نيز ياد مي‌شود.

4. كنترل ورود منابع. مواد امانت داده شده كتابخانه بايد در موعد مقرر به كتابخانه برگشت داده شود و وارد مجموعه گردد تا در قفسه قرار گيرد. در بيشتر كتابخانه‌ها هنگام بازگشت منابع، ارتباط ميان اطلاعات فردي و اطلاعات منبع قطع مي‌شود؛ يعني پيشينه امانت را در كتابخانه نگه نمي‌دارند.

5. رزرو امكانات كتابخانه. برخي كتابخانه‌ها، به‌ويژه كتابخانه‌هاي عمومي، داراي اتاق‌ها و تالارهاي همايش و ديگر امكاناتي هستند كه مراجعه‌كنندگان مي‌توانند از آنها استفاده كنند. در اين كتابخانه‌ها تعيين وقت و رزرو امكانات برعهده بخش امانت است.

6. تعيين جريمه‌هاي ديركرد. بيشتر كتابخانه‌ها، براي تضمين بازگشت منابع در زمان تعيين شده، جريمه‌هايي را وضع مي‌كنند. در نظام‌هاي دستي، كاركنان ميز امانت بر اساس نوع منبع، فرد امانت‌گيرنده، و زمان ديركرد؛ و در نظام‌هاي خودكار نيز، رايانه‌ها با استفاده از اطلاعات مشابه، ميزان جريمه ديركرد را محاسبه مي‌كنند. در نظام‌هاي دستي يا خودكار، كاركنان كتابخانه قادرند با استفاده از اختيارات خود، ميزان جريمه را كاهش دهند يا از آن صرف‌نظر كنند. به هر حال، در اين زمينه كاركنان كتابخانه بر اساس آيين‌نامه‌هاي مدوّن و تبصره‌هاي آن داراي قابليت انعطاف فراواني هستند.

7. امانت بين كتابخانه‌اي. اين فعاليت گاه برعهده بخش امانت گذاشته مي‌شود، ولي اغلب به‌صورت فعاليت و وظيفه‌اي جداگانه در كتابخانه با آن برخورد مي‌گردد. تفاوت اساسي امانت بين كتابخانه‌اي با امانت معمول در اين است كه در اين شرايط، كتابخانه نقش مراجعه‌كننده را ايفا مي‌كند. بنابراين، كنترل‌هاي معمول براي ورود و خروج منابع بايد اعمال گردد.

8. امانت منابع غيركتابي. بسياري از كتابخانه‌ها، علاوه بر كتاب و منابع سنتي كتابخانه، منابع ديگري از قبيل رايانه، پروژكتور فيلم، دستگاه اورهد، نرم‌افزارهاي رايانه‌اي، و نوارهاي ويدئويي را امانت مي‌دهند. سير كار امانت اين منابع مشابه امانت كتاب است؛ با اين تفاوت كه مدت امانت معمولاً كمتر است و مراجعه‌كننده بايد از قبل آنها را رزرو كند.

9. تهيه اخطاريه ديركرد. در نظام‌هاي امانت اگر مراجعه‌كننده در موعد مقرر، منبع را عودت ندهد، اخطاريه‌اي براي وي صادر مي‌گردد. اين عمل در نظام‌هاي رايانه‌اي به‌صورت خودكار و بر اساس سياست‌هاي امانت صورت مي‌گيرد. در نظام‌هاي دستي، كاركنان ميز امانت به‌صورت دوره‌اي فايل‌ها را بررسي و در صورت لزوم اخطارهاي مربوط را صادر مي‌كنند.

10. ايجاد فايل مراجعه‌كنندگان. در دو نظام دستي و خودكار، لازم است آخرين اطلاعات در زمينه استفاده‌كنندگان از كتابخانه تهيه گردد. اين اطلاعات در فايل‌هاي رايانه‌اي و دستي (كارتي)، ذخيره‌سازي مي‌شود. نكته مهم اين است كه اين اطلاعات بايد پيوسته روزآمد شوند و آخرين نشاني، شماره تلفن، و ويژگي استفاده كننده (جوان، سالخورده، كودك ...) ضبط گردد و در صورت تغيير، اصلاحات لازم در آنها صورت گيرد.

11. تمديد امانت. استفاده‌كنندگان از كتابخانه ممكن است مايل باشند امانت را براي يك نوبت و يا مدت‌هاي طولاني‌تر تمديد كنند. بر اساس خط‌مشي‌ها و آيين‌نامه‌هاي تدوين شده در كتابخانه، بخش امانت مي‌تواند تمديدهاي لازم را انجام دهد.

12. رزرو منابع. اين اصطلاح براي دو وظيفه با دو مفهوم كاملاً متفاوت در كتابخانه به‌كار مي‌رود. در بيشتر كتابخانه‌ها استفاده‌كنندگان مي‌توانند منبعي را كه در حال حاضر در مخزن موجود نيست براي خود رزرو كنند. در نظام‌هاي خودكار يادداشتي براي درخواست كننده تهيه مي‌شود و به وي اطلاع مي‌دهند كه منبع مورد نظر در حال حاضر در كتابخانه موجود است و وي مي‌تواند از آن استفاده كند. در صورت عدم مراجعه فرد، نظام امانت به‌صورت خودكار، منبع را براي فرد ديگري كه در نوبت بوده است ذخيره مي‌سازد. در بعضي از نظام‌هاي امانت خودكار، فهرست افرادي كه براي استفاده از يك منبع اعلام آمادگي كرده‌اند به‌طور مرتب تنظيم و اطلاعيه‌هاي لازم صادر مي‌گردد.

در كتابخانه‌هاي دانشگاهي، اعضاي هيأت علمي مي‌توانند منابع خاصي را براي استفاده دانشجويان يك كلاس رزرو كنند. در اين نوع رزرو، منابع از مخزن يا مجموعه‌هاي متعلق به اعضاي هيأت علمي خارج مي‌شود و در اختيار دانشجويان قرار مي‌گيرد. در اين روش، دانشجويان منابع را براي مدت كوتاهي (شايد حدود دو ساعت) به امانت مي‌گيرند و مجاز نيستند كه آنها را از كتابخانه خارج كنند. در اين روش، جريمه‌هاي ديركرد بسيار سنگين‌تر از امانت معمول است.

13. تهيه ردياب‌ها. در نظام‌هاي امانت، براي منابعي كه گم شده يا به سرقت رفته است معمولاً كارت ردياب تهيه و در فايل نگهداري مي‌شود. بدين ترتيب، اگر كتاب بازگشت داده شود به‌سادگي مي‌توان محل آن را در قفسه يافت. با استفاده از اين كارت‌ها به‌سرعت مي‌توان به مراجعه‌كننده اطلاع داد كه منبع مورد نظر در كتابخانه نيست.

با ظهور نظام‌هاي نوين امانت، جنبه‌ها و وظايف جديد و متنوع‌تري براي بخش امانت پديد آمده است؛ مانند تهيه نيمرخ سِني و تحصيلي استفاده‌كنندگان، افزايش تعداد و نوع اخطاريه‌ها و اطلاعيه‌هاي صادر شده توسط نظام امانت، دريافت درخواست‌هاي خريد كتاب، بررسي موضوعي و عنواني منابع امانت داده شده و روش‌هاي متفاوت براي افزايش يا كاهش جريمه‌هاي ديركرد، و بخشش جريمه‌ها. از آنجا كه نظام امانت چشمگيرترين خدمت هر كتابخانه محسوب مي‌شود، هنگام طراحي و به‌كارگيري نظام‌هاي جديد در كتابخانه، بخش امانت از اولويت خاصي برخوردار است.

 

مآخذ :

1) Bridge, Frank R. "Automated System Marketplace 1991".  Library Journal (1 April 1991); 2) Johnson, Elmer D. A History of Libraries in the Western World, 1965.

 (WELIS) [5]  اميلي گالوپ فاين

ترجمه علي مزيناني

 

 

 


[1]. Circulation Services

[2]. Armorium

[3]. Bibliothecarius

[4]. Custos librorum

[5]. Emily Gallup Fayen

 

بازگشت به فهرست مقالات الف