Skip Ribbon Commands
Skip to main content
سایت دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی
    آ         الف       ب       پ       ت       ث       ج       چ       ح       خ       د       ذ       ر       ز       ژ       س       ش       ص       ض       ط       ظ       ع       غ       ف       ق       ک       گ       ل       م       ن       و       ه       ی    

بازگشت به فهرست مقالات ب

 

بهره‌وري در كتابداري و اطلاع‌رساني. آفتاليون در 1911، بهره‌وري را "رابطه ميان ميزان توليد در مدتي معيّن و عوامل دخيل در جريان توليد" تعريف كرده است (2: 40).  در اين تعريف، آنچه را كالا، محصول، يا خدمت توليدشده (فرآورده[1] ) مي‌ناميم با عوامل مولّد آن (فرآورنده[2] )محاسبه مي‌شود و سير اين جريان، توليد (فرآوري[3] ) تلقي مي‌گردد. نسبت ميان فرآورندگان و فرآورده همان است كه اصطلاحآ باروري، بازدهي، يا به تعبير رايج‌تر بهره‌وري[4]  خوانده مي‌شود. بيان ساده سنجش بهره‌وري تقسيم ستاده بر داده يا داده‌هاست (6: 173)، يعني نسبت ميان آنچه مصرف كرده‌ايم با آنچه به‌دست آورده‌ايم.

اين رابطه هرگز محدود به جريان ويژه‌اي نبوده و منحصرآ در بخش خاصي نظير اقتصاد، كشاورزي، يا صنعت به‌كار نرفته است، و الزامآ مترادف با سودآوري نيست (1: 50). چنين رابطه‌اي در مورد هر نظامي صادق است؛ زيرا نظام (سيستم) چيزي نيست جز مجموعه‌اي از عناصر متعامل كه در محيطي عمل مي‌كنند تا هدفي را تحقق بخشند؛ و عيني‌ترين شكل نظام همان مجموعه ورودي، پردازش، خروجي، و باز خورد مرتبط با آنهاست. از آنجايي كه منطق نظام ايجاد دگرگوني در ورودي به قصد توليد خروجي خاصي است، هر كجا نگرش سيستمي حاكم باشد، بحث بهره‌وري نيز مطرح است. چون بهره‌وري در محيط توليد معني مي‌يابد.

هر نظام اطلاع‌رساني، خرد يا كلان، سيستمي است كه مجموعه‌اي از عناصر و فرايندها در تبديل ورودي‌هاي آن به خروجي‌هاي قابل انتظار دخالت دارند. آنچه از اين فرايندها حاصل مي‌شود اطلاعات يا خدمات اطلاعاتي است. و آنچه در بحث بهروري در حوزه كتابداري و اطلاع‌رساني مطرح است اين است كه آيا مجموعه عناصر و فرايندهايي كه در توليد اطلاعات يا خدمات اطلاعاتي دخيل بوده‌اند توانسته‌اند محصول مورد نظر را عرضه كنند. پاسخي كه مي‌توان به چنين پرسشي داد آن است كه معيارهاي سنجش اين محصول چيست و چگونه مي‌توان آن را ارزشگذاري كرد. آيا بايد با محصولات مشابه مقايسه كرد؟ آيا با رضايت شخص مصرف كننده قابل سنجش است؟ يا با كاربرد آن در يك نظام اولويت‌بندي كلان ارزيابي مي‌شود؟ سطوح مختلف بهره‌وري از همين‌جا معني مي‌يابد. سطوحي كه از خرد به كلان مي‌توان به بهره‌وري سازماني، بهره‌وري بخشي، و بهره‌وري ملي تقسيم كرد (5: 36-37).

بهره‌وري سازماني حاصل نسبت ستاده‌هاي كتابخانه يا واحد اطلاع‌رساني بر داده‌هاي آن است. اما اين سنجش نيز خود دو سطح خرد و كلان را دربر مي‌گيرد. در سطح خرد مي‌توان به سنجش بهره‌وري هريك از عناصر يا فرايندهاي كتابخانه پرداخت. غرض از عناصر، مجموعه‌اي از عينيت‌ها از قبيل فضا، تجهيزات، لوازم، فن‌آوري، مواد، و نيروي انساني است؛ و منظور از فرايندها در نظري كلي همان مجموعه‌سازي، سازماندهي، و خدمات يا به تعبير ديگر ورودي، پردازش، و خروجي است.

اگر بپذيريم كه بهره‌وري چيزي جز استفاده مؤثر و بهينه از عوامل و منابع موجود به‌منظور توليد كالا يا محصول نيست، در هر كتابخانه پرسش‌هايي از اين نوع در مورد عناصر مختلف مطرح است: تا چه پايه از حداقل فضا حداكثر استفاده شده است، بدون آنكه به كارآيي آن لطمه وارد شود؟ آيا از تجهيزات متناسب با عملكرد آنها سود جسته‌ايم و در جايدهي تجهيزات در فضاها، كاربري فضا و تجهيزات به‌گونه‌اي مطلوب مدّ نظر بوده است؟ آيا ظرفيت‌هاي فن‌آوري‌ها و قابليت‌هاي ذخيره و بازيابي آنها در نظر بوده يا تنها به جايگزيني ساده فن‌آوري در قبال نيروي انساني بسنده شده است؟ آيا با صرف حداقل بودجه، حداكثر مواد و منابع پر استفاده تهيه گرديده است؟ آيا نيروي انساني با توجه به توانايي‌ها، مهارت‌ها، و قابليت‌هايشان به مسئوليت‌ها گمارده شده‌اند؟ و جز آن. در عرصه فرايندها نيز مي‌توان پرسش‌هايي از اين نوع را عنوان كرد كه: آيا شيوه فعلي مجموعه‌سازي، با توجه به صرف هزينه و وقت، مطلوب‌ترين شيوه است يا مي‌توان به‌گونه‌اي ديگر انديشيد و با صرف هزينه و وقت كمتر از بازدهي بيشتري برخوردار گرديد؟ آيا شيوه يا شيوه‌هاي سازماندهي منابع يا اطلاعات به‌گونه‌اي هست كه بتواند سرعت، سهولت، و دقت كافي را در جريان ذخيره و بازيابي اطلاعات تأمين كند؟ اگر نيست، راه بهينه كدام است؟ آيا شيوه ارائه خدمات مطلوب‌ترين است يا مي‌توان به شيوه ديگري نيز انديشيد؟ آيا عوامل و منابعي كه در اين جريان به‌كار گرفته مي‌شود، با توجه به مجموعه هزينه‌ها، مهارت‌ها، و اوقات صرف شده، به زبان بهره‌وري، بايد به چنين خدمتي بينجامد؟

در سطح كلان سازمان نيز برآيند اين‌گونه پرسش‌ها با توجه به اهداف كتابخانه يا واحدطلاع‌رساني مطرح است؛ از اين قبيل كه آيا كتابخانه با توجه به تجهيزات، بودجه، فضا، نيروي انساني، و ساير عوامل درگير با فعاليت‌ها توانسته است به اهدافي كه برايش تعريف شده و نوع خدماتي كه از آن انتظار مي‌رود دست يابد؟ مديريت كتابخانه از ديدگاه بحث حاضر، در واقع، مديريت بهره‌وري است؛ و پرسش پيشگفته نخستين سؤالي است ك ذهن هر مديريت بهره‌وري را به خود مشغول مي‌دارد (4: 6).

در بهره‌وري بخشي، سنجش بهره‌وري جنبه مقايسه‌اي دارد. بهره‌وري سازماني، در اين نگرش، به تنهايي قابل ارزيابي نيست؛ بلكه عملكرد هر سازمان در قياس با عملكرد سازمان‌هاي ديگري كه در آن بخش فعاليت دارند سنجيده مي‌شود. در حوزه كتابداري و اطلاع‌رساني، بهره‌وري هر كتابخانه يا واحد اطلاع‌رساني، از اين ديدگاه، با توجه به اهداف كلي بخش اطلاع‌رساني و ميزان تحقق آن اهداف از طريق عملكرد آن واحد ارزيابي مي‌شود. در واقع، در اينجا سيستمي به نام بخش حضور مي‌يابد كه عناصر تشكيل‌دهنده آن همين واحدها هستند. قوت يا ضعف عملكرد هر يك از اين عناصر، مي‌تواند بهره‌وري بخش خاصي از كتابداري و اطلاع‌رساني را تحت تأثير قرار دهد. تلاش مديريت بهره‌وري بخشي بر ايجاد موازنه عملكردها و بهينه‌سازي آنها به‌منظور تحقق بهره‌وري آن بخش است.

چگونگي بهره‌وري ملي را نيز مي‌توان با توجه به آنچه گذشت حدس زد. در اين سطح از بهره‌وري، بخش‌ها عناصر تشكيل‌دهنده نظام ملي هستند و عملكرد هر يك از بخش‌ها مي‌تواند بر وضعيت بهره‌وري در مقياس ملي اثر بگذارد. در واقع توجه مديريت بهره‌وري ملي در عرصه كتابداري و اطلاع‌رساني به اين مطلب است كه بخش‌هاي مختلف اطلاع‌رساني در حوزه‌هاي صنعت، كشاورزي، پزشكي، و مانند آن با رعايت اولّويت‌هاي تعريف شده در برنامه‌ريزي‌هاي كلان به‌گونه‌اي هماهنگ عمل كنند و در صورتي كه نياز به هدايت يا حمايت هست به كدام بخش بايد توجهي خاص داشت (4: 7).

با نگرشي سيستمي مي‌توان دريافت كه بهره‌وري در سطوح خرد و كلان، يعني از سطح سازماني تا بخشي و ملي با يكديگر رابطه سلسله مراتبي دارند. يعني عملكرد سطوح خرد به‌صورت درونداد، عملكرد سطح كلان‌تر را تحت تأثير قرار مي‌دهد، و باز خورد سطح كلان، عملكرد سطح خرد را تعديل يا اصلاح مي‌كند.

در سال 1371 در بحث از "اطلاعات خرد، اطلاعات كلان، و نظام ملي اطلاع‌رساني" (3: 79-80)، تعامل دوسويه سطوح سازماني، بخشي، و ملي تصوير شده است كه مي‌توان سير طبيعي بهره‌وري سطوح خرد و كلان را در آن مشاهده كرد.

اطلاعات گرچه در موضع خرد (سطح سازماني) در رفع نيازهاي مشخص آموزشي، پژوهشي، حرفه‌اي، و جز آن نقشي تعيين‌كننده دارد، ليكن هرگاه بخواهد در مقياسي گسترده‌تر (سطح بخشي) مفيد و مؤثر افتد بايد با اطلاعات مشابه ديگر سنجيده شود. آنچه اين سطح از نظام‌ها را تحت نظامي كلي‌تر (سطح ملي) گرد مي‌آورد سياستي است كه بر هماهنگ سازي آنها حاكم است و روابطي است كه با استفاده از اين هماهنگي ميان آنها برقرار مي‌شود.

در بحث از بهره‌وري سطوح مختلف مي‌توان گفت كه "هرگاه اطلاعات خرد در مكاني مناسب به قصد تشكيل اطلاعات كلان سازمان نيابد، درحدّ استفاده موردي ـ كه طبعآ كوتاه مدت و گذرا است ـ باقي خواهد ماند و پيوندي نيز با عناصر مشابه نخواهد يافت. از سوي ديگر، توليد اطلاعات خرد مبتني بر دستمايه‌اي است كه زيربناي آن را استوار مي‌كند و بدون آن دستمايه كه برخاسته از يافته‌هاي پيشين است بنيه‌اي ضعيف خواهد داشت. اين دستمايه در واقع همان اطلاعات كلان در هر عرصه و زمينه اجتماعي، فرهنگي، علمي، واقتصادي است" (3: 79-80).

اين‌گونه نگرش سيستمي را مي‌توان در مديريت بهره‌وري نيز تجربه كرد. مديريت بهره‌وري، در هريك از سطوح سازماني، بخشي، يا ملي، بايد به عناصر دروني و بيروني به‌گونه‌اي همه جانبه توجه كند. سنجش عملكرد هر كتابخانه بدون توجه به عوامل دخيل داخلي و تأثيري كه بر سطح بخشي و مآلا ملي دارد يا از آن دريافت مي‌كند نگرشي ناقص و يك بعدي است. اين امر در كلّيه مراحل، فعاليت‌ها، به‌كارگيري نيروها و منابع، و نيز صرف بودجه صادق است (4: 7).

امروزه عملكرد كتابخانه، يا هر واحد اطلاع‌رساني ديگر، تنها با توليدات آن يعني خدمات اطلاع‌رساني سنجيده مي‌شود، و بدين ترتيب، بهره‌وري داراي بيشترين ربط مفهومي با اين حوزه است. حتي كوچك‌ترين عنصر در هر واحد اطلاع‌رساني نيز مي‌تواند موضوع سنجش بهره‌وري قرار گيرد. از چگونگي قرار گرفتن ميز امانت يا تابلو اخبار و اطلاعات، يا شكل كارت امانت تا روابط انساني كاركنان، در ميزان بهره‌وري كتابخانه، به‌عنوان يك سازمان، دخيل است. چگونگي شكل‌گيري مجموعه يا شيوه‌هاي سازماندهي واحدهاي يك بخش، به‌طور مثال، مي‌تواند در بهره‌وري خدمات اطلاع‌رساني آن بخش مؤثر باشد؛ و سرانجام سيماي اطلاع‌رساني يك جامعه با عملكرد جمعي بخش‌ها ترسيم مي‌شود. بدين‌ترتيب، هيچ لايه يا سطحي از عرصه كتابداري و اطلاع‌رساني فارغ از سنجش بهره‌وري نيست. آنچه در اين جريان ضروري و حائز اهميت است داشتن نگرش سيستمي، قبول ضرورت ارزيابي و سنجش بهره‌وري، و حضور مديريت‌هاي ارزيابي و سنجش است.

 

مآخذ: 1) انور ابراهيم. "ايجاد تغيير مداوم". ترجمه غلامعلي رمزگويان. در بهره‌وري (مجموعه مقالات). تهران: مركز بررسي و ترجمه متون مديريت، 1371؛ 2) تورنس. خلاقيت. ترجمه حسن قاسم‌زاده. تهران: نشر دنياي نو، 1372؛ 3) حري، عباس. مروري بر اطلاعات و اطلاع‌رساني. تهران: نشر كتابخانه، 1372؛ 4) حري، عباس. "ضرورت تبيين بهره‌وري در فعاليت‌هاي كتابداري و اطلاع‌رسان"، در بهره‌وري در كتابداري و اطلاع‌رساني (پنجمين همايش سراسري كتابداري و اطلاع‌رساني پزشكي: 9-11 مهر 1379). به كوشش فاطمه اسدي كرگاني. تهران: نشر كتابدار، 1380، ص 4-8؛ 5) خاكي، غلامرضا. آشنايي با مديريت بهره‌وري. تهران: سايه‌نما، 1377؛ 6) سليمي، محمدحسين. "نقش تكنولوژي در بهبود بهره‌وري". در مجموعه مقالات و سنخنراني‌هاي اولين كنگره ملي بهره‌وري ايران (2-4 خرداد 1373). تهران: سازمان بهره‌وري ملي ايران، 1373.

عباس حرّي

 

[1]. Product

[2]. Producer

[3]. Production

[4]. Productivity

بازگشت به فهرست مقالات ب