Skip Ribbon Commands
Skip to main content
سایت دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی
    آ         الف       ب       پ       ت       ث       ج       چ       ح       خ       د       ذ       ر       ز       ژ       س       ش       ص       ض       ط       ظ       ع       غ       ف       ق       ک       گ       ل       م       ن       و       ه       ی    

بازگشت به فهرست مقالات ب

 

بودجه كتابخانه. بودجه در كتابخانه عبارت از مجموعه‌اي از برنامه‌هاي مالي است كه براي مدت مشخصي، معمولاً يك‌سال، پيش‌بيني مي‌شود. پيش‌بيني درآمد و ساير منابع تأمين اعتبار و برآورد هزينه برنامه‌ها و عمليات معين، از طريق بودجه كتابخانه و در دوره محدودي انجام مي‌شود. بودجه، علاوه بر اينكه نقش مهمي در اداره كتابخانه ايفا مي‌كند، اصولي‌ترين وسيله نظارت بر خدمات كتابخانه است. بودجه مناسب، ابزاري در اختيار مديران است و رشد هر سازماني نيز به‌طور مستقيم به آن بستگي دارد. بودجه سبب بارور شدن فعاليت‌ها خواهد شد و پشتوانه مناسبي براي رفع نيازها و رسيدن به اهداف تعيين شده سازمان است. مديران كتابخانه‌ها به كمك بودجه مي‌توانند وظايف خود را در زمينه‌هاي گوناگون انجام دهند و، علاوه بر آن، موفقيت مالي كتابخانه را نيز مشخص كنند. بدين ترتيب، نقش بودجه را مي‌توان چنين برشمرد: 1) به برنامه‌ريزي منظم و رشد يابنده كمك مي‌كند؛ 2) ابزاري در اختيار مديريت است؛ 3) ابزاري براي كنترل عمليات است؛ و 4) وسيله‌اي براي ارزيابي نتايج محسوب مي‌شود (8: ج 3، ص 432).

در سال‌هاي اخير، مسائل مالي در كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني اهميت بيشتري يافته است؛ زيرا هر مركز، گرچه هدفي مالي و انتفاعي را دنبال نمي‌كند، بايد مراقب سود و زيان خود باشد. در گذشته و به‌طور معمول، نوع فعاليت مراكز اطلاع‌رساني به نحوي بود كه توليدات خود را در معرض فروش قرار نمي‌دادند و هزينه ويژه‌اي هم براي ارائه آن تعيين نمي‌كردند؛ اما امروزه اين وضع اندكي تغيير يافته و اين امر، خود بودجه‌بندي را نيز تحت تأثير قرار داده است. آنچه در گذشته به صورت رايگان در اختيار جامعه قرار مي‌گرفت، اكنون بايد براي آن هزينه پرداخت و به همين سبب، مراكز اطلاع‌رساني كم‌وبيش مانند مراكز بازرگاني و توليدي عمل مي‌كنند (1: 159-160).

تعيين بودجه. در سراسر جهان، براي كتابخانه‌ها و مراكز اسناد نيز مانند ساير مؤسسات خدماتي، صنعتي، و بازرگاني بودجه‌اي توسط سازمان مادر تعيين مي‌شود. در ايران نيز معمولاً مسائل مربوط به امور مالي كتابخانه توسط امور مالي سازمان مادر انجام مي‌گيرد. در كمتر كتابخانه‌اي تهيه و تنظيم بودجه به‌طور مستقيم برعهده كتابدار و مسئولان كتابخانه است؛ و به همين سبب كتابداران به ندرت از كم و كيف بودجه كتابخانه خود اطلاع دارند. بديهي است كه شركت كتابداران مسئول در تنظيم بودجه، و سپس نظارت بر مصرف آن، در ارتقاء توان مديريتي كتابخانه‌ها نقش مؤثري دارد (5: ج 2، ص 67-68).

معمولاً مديران بخش‌هاي مختلف كتابخانه به عنوان اعضاي ثابت گروه تنظيم بودجه شركت دارند.

مديريت بودجه. بيشتر سازمان‌ها و كتابخانه‌ها بودجه خود را دوازده ماهه برنامه‌ريزي مي‌كنند، و اين تنها براي آن است كه واحدهاي دولتي، به ويژه واحدهايي كه درآمدهاي مالياتي به آنان پرداخت مي‌شود، بايد چنين كنند و معمولاً دوره حسابرسي نيز با دوره بودجه همزمان است.

انواع بودجه. بودجه را معمولاً به انواع مختلف تقسيم مي‌كنند كه مهم‌ترين آنها عبارتند از :

1. بودجه عملياتي[1]. روابط ميان درآمد و هزينه پيش‌بيني شده مورد توجه بودجه عملياتي است. زماني كه دخل و خرج تنظيم شود، هزينه‌هاي عملياتي چارچوب فعاليت‌هاي مالي كتابخانه را براي مدت يك سال مشخص مي‌كند. بودجه عملياتي "نظام طراحي بودجه‌بندي برنامه‌اي"[2]  نيز خوانده مي‌شود.

2. بودجه مواد[3]. اين بودجه شامل انواع مواد خام، قطعات، و تجهيزات لازم براي انجام فعاليت‌هاست. افزايش قيمت‌ها در وضعيت اين بودجه مؤثر است. بنابراين، كتابخانه ناگزير است كه از افزايش قيمت كاغذ (كتاب، ادواري‌ها، برگه‌ها، و جز آن) و همچنين افزايش قيمت وسايل و تجهيزات كتابخانه باخبر باشد.

3. بودجه كار[4] . ميزان كاري كه براي تحقق برنامه‌هاي توليدي به‌طور مستقيم لازم است، يعني ساعات كار انجام شده، را بودجه كار مشخص مي‌كند. اگر اين ميزان كار در ميزان دستمزد ضرب شود كل هزينه كار و هزينه كار هر واحد به دست مي‌آيد.

4. بودجه هزينه امور اداري. هزينه‌هاي ناشي از انجام وظايف عمومي مديريت را اين نوع بودجه در برمي‌گيرد، كه شامل دستمزدهاي اجرايي و اداري، هزينه سفر، و نرخ خدمات حرفه‌اي است.

5. بودجه نقدي[5] . اين بودجه براي مؤسسات انتفاعي ازاهميت بسياري برخوردار است و براي اجتناب از تقليل وجوه نقدي، ضمن بي‌خبر نگاه‌داشتن مردم از وضعيت واقعي، به كار مي‌رود.

6. بودجه افزايش سرمايه[6] ، يا هزينه سرمايه‌اي (تأسيساتي)[7] . بودجه‌هاي هزينه سرمايه‌اي به‌طور عمده براي برنامه‌هاي بلند مدت، مانند جايگزيني وسايل و تجهيزات جديد به جاي تجهيزات فرسوده مورد استفاده قرار مي‌گيرد. هزينه‌هاي سرمايه‌اي شامل موارد زير است: لوازم نظير ماشين تحرير، قفسه‌هاي بايگاني، ميز و صندلي، و كتاب‌ها؛ تعمير يا ديواربندي و مانند آن؛ ساختمان‌سازي عمده، مانند افزودن قسمتي به بناي موجود، نوسازي، يا ايجاد ساختماني جديد.

7. بودجه خطي[8]. معمولاً لازم است كتابخانه‌ها يك يا دو نوع اساسي بودجه را به كار گيرند. بودجه خطي متداول‌ترين نوع بودجه است كه دو نوع هزينه اساسي دارد: هزينه عملياتي و هزينه سرمايه‌اي يا تأسيساتي. هنگامي كه كتابداران از بودجه سخن مي‌گويند، بيشتر هزينه‌هاي عملياتي مورد نظر آنهاست و موارد زير را دربرمي‌گيرد: كتاب و مواد، 20-30 درصد؛ حقوق، 60-70 درصد؛ تسهيلات، 4-5 درصد؛ تأسيسات، 3-4 درصد؛ تجهيزات، 3-4 درصد؛ سفر 1 درصد؛ و بيمه، 1 درصد (3: 363، 371-373).

تنظيم بودجه. بودجه جرياني مداوم است و يك شبه نيز تنظيم نمي‌شود. در برخي كتابخانه‌هاي بزرگ، حتي نيمي از سال به مطالعه و تنظيم آن سپري مي‌شود. به‌طور معمول، هرسال مالي با سال مالي ديگر در اجراي برنامه‌ها تداخل مي‌يابد و همزمان، وقتي مدير سرگرم پيش‌بيني بودجه سال آينده است، بايد به نظارت مصرف بودجه‌اي كه براي سال جاري اختصاص يافته نيز پرداخت.

جريان مداوم بودجه جاري داراي پنج مرحله است:

1) تعيين بودجه هر بخش سازمان؛ 2) تحويل يا انتقال بودجه هر بخش؛ 3) اختيار دادن به مسئول هر بخش براي انجام هزينه‌هاي لازم؛ 4) اداره كلي و نظارت بر نحوه مصرف هزينه‌ها؛ و 5) نگهداري حساب هزينه‌ها (2: 199).

برنامه‌ريزي و بودجه‌بندي همراه يكديگرند و هر دو نيز در پيشرفت كتابخانه نقش دارند. بودجه‌بندي توزيع دروندادها را هدايت مي‌كند و برنامه‌ريزي برونداد مورد نظر را توسعه مي‌دهد.

در بودجه بايد مسائل متعددي را پيش‌بيني كرد و مطالعه آنها نيز بسيار ضروري است، كه برآورد بودجه لازم براي رشد و پيشرفت كتابخانه، تعيين منابع درآمد مفيد، تعيين روش‌هايي براي مشخص‌كردن شيوه تقسيم منابع ميان نيازهاي كتابخانه، تعيين ساير تصميم‌هاي بودجه‌بندي براي اهداف ديگر كتابخانه، و تعيين استانداردها و قواعد و دستورات مفيد.

كتابخانه‌ها معمولاً نيازهاي مالي خود را بيش از حداقل تعيين مي‌كنند. به‌طور كلي، بودجه كتابخانه‌ها برحسب سرانه جمعيت، تعداد مراجعان، و نوع خدمات ارائه شده همراه با پيش‌بيني رشد و توسعه آينده كتابخانه تعيين مي‌شود. در كشورهاي پيشرفته صنعتي هيأت تحقيقات ملي كتابداري و اطلاع‌رساني[9] ، در كنار ساير تحقيقات فراوان خود، به موضوع بودجه‌بندي سرانه همراه با محاسبات دقيق براي كتابخانه‌ها مي‌پردازد. براي تعيين بودجه بايد برنامه سالانه كتابخانه به‌طور دقيق مشخص شود (6: 50).نيازهاي هر سازمان به سه مقوله تقسيم مي‌شود: 1) هزينه‌هاي اوليه يا مقدماتي؛ 2) بودجه عملياتي سالانه؛ و 3) نيازهاي آتي.هزينه‌هاي مقدماتي يا اوليه شامل آماده‌كردن جا (ديواربندي، كف‌پوشي، سيم‌كشي، روشنايي، و جز آن)؛ خريد يا اجاره تجهيزات اصلي؛ خريد مجموعه مدارك اوليه و اشتراك؛ و بخشي از حقوق مرتبط با شروع فعاليت‌ها (مشاوران، نيروي انساني اضافي به منظور سازماندهي مواد، و جز آن) است.

بودجه عملياتي شامل حقوق كاركنان، اجاره بها و تجهيزات، تعويض تجهيزات كهنه، خريد تجهيزات جديد، تهيه ملزومات و مواد، گسترش مجموعه مدارك، ادامه اشتراك‌ها و در صورت لزوم چكيده‌نويسي و خدمات ترجمه؛ شركت كاركنان نظام در همايش‌هاي حرفه‌اي و هزينه‌هاي متفرقه شامل تلفن و پست و اقلامي كه مخارج جزئي را در بردارد.

بودجه آتي شامل برنامه‌ريزي دقيق و پيش‌بيني افزايش هزينه‌هاي مربوط به تجهيزات، ملزومات،اجاره‌ها، حقوق كاركنان و افزايش‌هاي ناشي از تغيير روش‌ها يا گسترش وظيفه و دامنه كار است. علاوه بر اين، براي گسترش‌هاي پيش‌بيني نشده يا ضايعات بايد بودجه اتفاقي يا فوق‌العاده نيز منظور شود (7: 155-157).

از ديدگاهي ديگر، برآوردهاي سالانه به دو بخش جداگانه تقسيم مي‌شود: بخش اول شامل هزينه‌هاي سرمايه‌اي است كه طرح‌هاي بزرگ مانند ايجاد ساختمان‌هاي جديد يا توسعه ساختمان‌هاي موجود را در برمي‌گيرد و بيشتر هزينه‌هاي غيرمصرفي است؛ امّا بخش دوم شامل هزينه‌هاي جاري است كه حقوق كاركنان، بودجه كتاب، هزينه‌هاي مربوط به مصرف برق، تعمير و نگهداري وسايل نقليه، و هزينه‌هاي مربوط به امانت و استهلاك مواد مصرفي؛ يعني تمام مخارج و مصارف روزانه را در برمي‌گيرند (4: 31).

 

جدول جزئيات مربوط به نيازهاي كتابخانه

مواد

 

هزينه‌هاي مقدماتي

 

بودجه عملياتي سالانه

 

نيازهاي آتي

 

تسهيلات

 

تهيه فضاي فيزيكي (بازسازي،ديواربندي، سيم‌كشي، نور، ودكور)

 

ــــ

 

گسترش تسهيلات جديد

 

تجهيزات و وسايل

 

خريد تجهيزات و وسايل

 

تعميرات، تعويض، و افزودني‌هادر صورت نياز

 

تجهيزات توسعه يافته يا جديد،مبلمان فضاهاي جديد

 

حقوق و دستمزد

 

مشورت‌ها و نيازهاي شروع كار

 

خدمات تخصصي وغيرتخصصي

 

ـــــ

 

مجموعه‌سازي مدارك

 

هزينه مدارك اساسي، مجلات، وانتشارات

 

حق اشتراك سالانه

 

گسترش مجموعه رشته‌هايجديد

 

مواد و تداركات

 

مواد و تداركات مقدماتي

 

مصارف سالانه

 

رويه‌هاي جديد

 

متفرقه

 

مشاوره، مسافرت در خلال برنامه‌ريزي

 

مسافرت، آموزش، خدمات، وارزيابي فعاليت‌ها

 

تحقيق و ارزشيابي

 

مأخذ: (1: 165)

 

براي تنظيم بودجه، معمولاً نسبت‌هايي را در نظر مي‌گيرند تا نتيجه مطلوبي به‌دست آيد كه موارد زير از آن جمله‌اند :

1. نسبت حقوق كاركنان بر اقلام ديگر بودجه؛ حقوق كارمندان، تا 65 درصد؛ تهيه مدارك، تا 20 درصد بودجه؛ تداركات، تا 10 درصد بودجه؛ و اقلام متفرقه، تا 5 درصد بودجه.

2. نسبت كاركنان به مراجعان از 1 به 10 تا 1 به 20 در نوسان است.

3. نسبت ميان بودجه خدمات اطلاع‌رساني و بودجه گروه يا سازمان ارائه‌دهنده خدمات از كمتر از 1 به 10 تا 1 به 20 متفاوت است.

در تنظيم بودجه براي خريد و تهيه مدارك ـ كه بعد از حقوق بيشترين نسبت را دارد ـ دقت زيادي صرف مي‌شود. اين بخش شامل بودجه تهيه و خريد كتاب، نشريات ادواري، تهيه گزارش‌ها، تجديد و چاپ انتشارات، خدمات نمايه‌سازي و چكيده‌نويسي، ريز چاپ‌ها، نوارهاي مختلف و شكل‌هاي رايانه‌اي مدارك و اسناد، و خدمات ترجمه‌اي است (1: 160-161). بديهي است كه در انواع كتابخانه‌ها اولويت و توجه بودجه‌نويس متناسب با اهداف و وظايف هر كتابخانه است.

مديريت هزينه‌ها. محاسبه هزينه شبيه تنظيم بودجه و حتي دقيق‌تر از آن است. هر مدير اطلاع‌رساني يا كتابدار بايد حساب هزينه‌ها را نگاه دارد تا بتواند فعاليت‌هاي مختلف كتابخانه را كنترل كند. اطلاع دقيق و كافي درباره هزينه مواد مختلف از آن جهت ضروري است كه بتوان هر زمان موازنه بودجه را در اختيار داشت و فعاليت‌هاي آينده را نيز برنامه‌ريزي و ارزيابي كرد. هر نظام اطلاع‌رساني را از ديدگاه‌هاي زير مي‌توان ارزيابي كرد:

1. هزينه ـ كارآيي[10] ، كه رابطه ميان سطح اجراي امور (كارآيي) و هزينه‌هايي را كه براي انجام آن لازم است بررسي مي‌كند.

2. هزينه ـ سودمندي[11] ، كه به مطالعه رابطه ميان منافع توليدي خاص يا ارائه خدماتي معين و هزينه‌هاي تهيه آن مي‌پردازد. در تحليل هزينه ـ سودمندي پنج مرحله وجود دارد كه مانند مراحل برنامه‌ريزي و تحليل سيستم عبارتند از: الف) تعريف اهدافي كه بايد به آنها نايل شد؛ ب) تشخيص روش‌هاي مناسب براي رسيدن به آن اهداف؛ ج) اتخاذ تصميم براي هزينه‌هاي موارد مختلف؛ د) ايجاد يك يا چند نمونه كه به هزينه‌هاي تمام موارد مربوط باشد و بتوان كتابخانه را در دستيابي به اين اهداف ياري كرد؛ و ﻫ .) تعيين معيارهايي براي درجه‌بندي هزينه‌ها در قبال مطلوب‌بودن و قبول بيشترين تعهد (1: 163).

نكات مهم در بودجه‌بندي. در بودجه‌بندي اصول كلي زير در نظر گرفته مي‌شود:

1. رئيس كتابخانه به پيشنهاد رئيس امور مالي يا مؤسسه متبوع، بودجه پيشنهادي خود را ارائه مي‌دهد. بديهي است كه در برآورد بودجه، توجه به نيازها و برنامه‌ريزي‌هاي كوتاه يا بلندمدت ضروري است.

2. تنظيم و پيشنهاد بودجه هميشه پيش از سال مالي آغاز مي‌شود و معمولاً براساس بودجه سال جاري صورت مي‌گيرد.

3. سرپرست كتابخانه براي هر رديف از بودجه اعتبار كافي و لازم را درخواست مي‌كند تا در سال بعد كتابخانه دچار مشكل تأمين بودجه نشود.

4. هزينه‌هاي حقوق و پاداش، مخارج نگهداري و تعمير بنا، هزينه خريد منابع، و مخارج نگهداري وسايل الكترونيك، و مانند آن در رديف‌هاي جداگانه تنظيم مي‌شود.

5. بودجه كتابخانه بايد در مرحله اجرا به طور صحيح قابليت انعطاف داشته باشد و بتوان به‌طور موقت و دائم هزينه‌هاي فوري را جانشين مخارج ديگر كرد.

6. طبقه‌بندي رديف‌هاي هزينه به نحوي تدوين و تنظيم مي‌شود كه بتوان سوابق مالي را مقايسه و كنترل كرد.

7. در بعضي مؤسسه‌ها كه روال صحيحي براي بودجه‌بندي وجود دارد، از طرف حسابداري فرم معيني طراحي شده كه بودجه سال جاري در ستون اول آن قرار دارد و ستون‌هاي ديگر به درخواست‌هاي واحدها اختصاص مي‌يابد. گاهي نيز لازم است سرپرست كتابخانه شرح مختصري درباره دلايل درخواست‌هايش ارائه كند.

8. اعتبار خريد كتاب مي‌بايست در كتابخانه بسيار دقيق و منصفانه تنظيم و تقسيم شود تا از پيشنهادها و تقاضاهاي غيرمنطفي برخي گروه‌ها جلوگيري گردد (6: 53-54).

بودجه‌بندي در ايران. بودجه كل كشور در ماه‌هاي آبان يا آذر هر سال براي تصويب به مجلس شوراي اسلامي ارائه مي‌شود. ولي سازمان‌هاي دولتي بودجه مورد درخواست خود را بايد تا مرداد ماه تنظيم كنند و به سازمان مديريت و برنامه‌ريزي بفرستند. هر سال بودجه مصوب در روزنامه‌ها و نيز به صورت كتاب چاپ مي‌شود و كتابداران با مراجعه به اصل يا خلاصه آنها، كه در واحد امور مالي هر سازمان وجود دارد، مي‌توانند اطلاعات لازم را درباره بودجه به‌دست آورند. بودجه عمومي دولت در قالب طرحي، كه شامل چهار فصل و بيست ماده است، طبقه‌بندي مي‌شود. مواد كتابخانه‌اي در مادّه 7 از فصل دوم با عنوان "مواد و لوازم مصرفي" به شماره 20771، براي مجله و روزنامه در ماده 13 از فصل سوم با عنوان "كالاهاي غيرمصرفي" به شماره 31330 به منظور خريد كتاب و تكميل كتابخانه‌ها و خريد اشياي عتيقه طبقه‌بندي شده است. در هنگام تنظيم بودجه، هزينه هر زير مادّه به تفصيل معين مي‌شود و سپس مجموع آنها به عنوان بودجه آن مادّه يا فصل تصويب و ابلاغ مي‌گردد. اين امكان نيز وجود دارد كه هزينه اعتبار يك زير مادّه يا مادّه از يك فصل، براي يك زير مادّه يا مادّه ديگر از همان فصل به كار رود (5: 69).

 

مآخذ: 1) آترتون، پاولين. مباني نظام‌ها و خدمات اطلاعاتي. گروه مترجمان؛ ويراسته عباس حُرّي. تهران: مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران، 1373؛ 2) ابرامي، هوشنگ. شناختي از دانش‌شناسي (علوم كتابداري و دانش‌رساني). تهران: انجمن كتابداران ايران، 1356؛ 3) اوانزا، ادواردجي. فنون مديريت براي كتابداران. ترجمه فرشته ناصري. مشهد: آستان قدس رضوي، بنياد پژوهش‌هاي اسلامي، 1377؛ 4) چرگوين، جان اف؛ الدفيلد، فيليس. راهنماي كمك كتابداران. ترجمه فرخنده سعيدي. تهران: مركز نشر دانشگاهي، 1363؛ 5) سينايي، علي. مجموعه‌سازي در كتابخانه، ج :2 سفارش و تهيه مواد كتابخانه‌اي. تهران: سمت، 1377؛ 6) علومي، طاهره. اداره كتابخانه. تهران: سمت، 1376؛ 7) ويسمان، هرمان. سيستم‌ها و خدمات اطلاع‌رساني رايانه‌اي. ترجمه جعفر مهراد. شيراز: نويد، 1373؛

8) Price, Paxton P. "Budgeting and Financial Control". Encyclopedia of Library and Information Science. Vol.3, PP.430-440.

                فاطمه مرتضايي‌فرد

 


 

[1]. Operating budget

[2]. Planning Programming Budgeting Systesm (P.P.B.S)

[3]. Material budget

[4]. Labor budget

[5]. Cash budget

[6]. Capital addition budget

[7]. Capital outlay budget

[8]. Line budget

[9]. National Commission of Libraries and InformationScience (NCLIS)

[10]. Cost effectiveness

[11]. Cost - benefis

بازگشت به فهرست مقالات ب