Skip Ribbon Commands
Skip to main content
سایت دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی
    آ         الف       ب       پ       ت       ث       ج       چ       ح       خ       د       ذ       ر       ز       ژ       س       ش       ص       ض       ط       ظ       ع       غ       ف       ق       ک       گ       ل       م       ن       و       ه       ی    

بازگشت به فهرست مقالات س

 

سند. سند در لغت به معني دليل، رسيد، قبض، مدرك، و نوشته‌اي است كه قابل استفاده يا استناد باشد (:7 3). همچنين به معناي آنچه پشت بر آن دهند؛ تكيه‌گاه (:3 ج 8، ذيل "سند")؛ مهر و امضاي قاضي؛ حكم و فرمان پادشاهي؛ چك؛ دستنوشته و مكتوبي كه بدان اختيار شغل يا ملكي به كسي واگذار شود؛ و همچنين به نوشته‌اي كه قابل استناد باشد نيز آمده است (:4 336؛ 5).

به‌طور كلي مي‌توان گفت سند عبارت است از: اطلاعات مضبوط اعم از نوشتاري، ديداري، شنيداري كه توسط اشخاص حقيقي يا حقوقي ايجاد شده و داراي ارزش نگهداري باشد.

از ديدگاه كتابداري و اطلاع‌رساني، سند به دو معنا به‌كار مي‌رود يكي به معناي اخص، و آن متني است كه براي ثبت رويداد خاصي در يك يا چند نسخه محدود توليد مي‌شود. اين‌گونه سندها معمولا در آرشيوها و بايگاني‌ها نگهداري مي‌شوند و جزء انتشارات عمومي محسوب نمي‌گردند (كه مطمح‌نظر اين مقاله است). ديگري سند به معناي عام است كه به هر نوع نوشته خطي، چاپي، عكسي و يا به‌صورت‌هاي ديگر، و هر شيء مادي كه بتوان از محتواي آن اطلاعاتي به‌دست آورد، مي‌گويند (:6 ذيل "دبيزه"). اين نوع اسناد معمولا در نسخ فراوان و به تعداد زياد منتشر مي‌شوند. در اين دايره‌المعارف به سند در معناي اخير در مقاله سندپردازي* پرداخته شده است.

به‌موجب ماده يك قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران مصوب 17 ارديبهشت 1349، سند براي سازمان مذكور عبارت است از: كليه اوراق، مراسلات، پرونده‌ها، عكس‌ها، نقشه‌ها، كليشه‌ها، نمودارها، فيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت، و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه و يا به دستگاه دولت رسيده است و به‌طور مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني، و تاريخي به تشخيص نهاد ذيصلاح ارزش نگهداري داشته باشد (:2 6؛ 5).

اما تعريف فوق سند را به آنچه كه در عرصه عمومي توليد مي‌شود، محدود مي‌كند. حال آنكه عرصه خصوصي نيز مولد اسناد با ارزش‌هاي آرشيوي است به‌گونه‌اي كه گردآوري، پردازش، و اشاعه آنها مورد توجه آرشيوهاي ملي كشورهاست.

ارزشيابي سند. اسناد و اوراقي كه توسط سازمان‌هاي دولتي و وابسته به دولت در اجراي وظايف آنها ايجاد يا دريافت مي‌گردد، همه داراي ارزش يكساني نيستند. آنچه كه دليل ماندگاري يا فناي يك سند مي‌شود، وجود يا عدم يكي از ارزش‌هاس سياسي، فرهنگي، اداري، حقوقي، اجتماعي، تاريخي، علمي، و فني در آن است. هدف از ارزشيابي، مشخص كردن اوراقي است كه داراي ارزش نگهداري هميشگي در آرشيو هستند و لازم است از اوراقي كه به خاطر از دست دادن تمامي ارزش‌هايشان بايد بلافاصله يا پس از مدتي امحا شوند، تفكيك و جدا گردند. ارزشيابي اسناد و مدارك، نخستين بار زماني كه مسئله نگهداري يا امحاي اسناد پيش از انقلاب كبير فرانسه مطرح بود به‌ميان آمد (:1 63، 66، 67).

ارزشيابي اسناد از دو جنبه صورت مي‌گيرد: 1) ارزشيابي اداري، كه بر اساس قوانين و مقررات و دستورالعمل‌ها و ضوابط حاكم بر دستگاه ايجادكننده سند، ارزش و مدت اعتبار آن مشخص مي‌شود؛ و 2) ارزشيابي آرشيوي، كه بر اساس ارزش محتواي سند در زمينه‌هاي سياسي، فرهنگي، اقتصادي، قضايي، نظامي، اجتماعي، و همچنين نياز پژوهشگران اسناد ارزشيابي مي‌شود (5).

انواع سند. سند را از جنبه‌هاي مختلف مي‌توان تقسيم‌بندي كرد: 1) از لحاظ طول عمر، شامل سند جاري، نيمه جاري، و راكد؛ 2) از نظر ارزش، شامل اسناد داراي ارزش اوليه  (اداري يا استنادي)، و اسناد داراي ارزش ثانويه (آرشيوي يا اطلاعاتي)؛ 3) از حيث اعتبار قانوني، شامل سند رسمي و سند عادي؛ 4) از نظر درجه حساسيت، شامل اسناد عادي، محرمانه، سري، و كاملا سري؛ و 5) از لحاظ محتوا و موضوع، مانند اسناد اداري، مالي، علمي و فني، قانوني، تاريخي، فرهنگي، سياسي، نظامي، اقتصادي، و عمراني (5).

سازماندهي سند. در سازماندهي سند مراحل ذيل ضروري است: 1) تفكيك فيزيكي اسناد. اسناد مكتوب و غيرمكتوب اعم از پرونده، ريزفيلم،عكس، نوارهاي صوتي و تصويري، ديسكت، و جز آن به‌دليل ويژگي و الزامات متفاوت براي نگهداري هر كدام تفكيك مي‌گردند؛ 2) تعيين منشأ اسناد و تخصيص كدهاي ويژه به هريك از مؤسسات و سازمان‌ها و يا اشخاص حقيقي توليدكننده آنها. به‌طور كلي در طبقه‌بندي اسناد دو اصل اساسي آرشيوي مراعات مي‌شود: نخست، اصل احترام به منشأ است كه مطابق آن اسناد بايد بر اساس منشأ اوليه آنها طبقه‌بندي شوند و در واقع "سرشناسه سند" شكل رسمي و نام مستند مؤسسه يا سازماني است كه سند را توليد كرده است؛ دوم، اصل رعايت نظم و ترتيب اوليه اسناد است؛ از آنجا كه اسناد يك پرونده در طول زمان توليد مي‌شود، تغيير ترتيب اوليه آنها مراحل تكوين پرونده را تحريف مي‌كند، بنابراين لازم است اين ترتيب حفظ گردد؛ )3 تهيه شناسنامه اسناد (نمايه‌سازي توصيفي). در اين مرحله مشخصات غيرموضوعي سند كه در واقع تشكيل‌دهنده "قالب" سند است و شامل تعداد صفحات، زبان، خط، زمان، قطع، ويژگي‌هاي ظاهري، و جز آن است مشخص و در برگه مشخصات درج مي‌شود؛ 4) استخراج كليدواژه‌هاي لازم و مناسب از متن يا اصطلاحنامه اسناد و مستندسازي و ثبت آنها همراه با رمزهاي ويژه هريك از كليدواژه‌ها و تعيين ارجاعات آنها؛ 5) تهيه چكيده موضوع اسناد با مراعات اصول چكيده‌نويسي و قواعد سجاوندي؛ و 6) تعيين درجه اهميت اسناد در سه گروه خيلي مهم، مهم، و عادي.

پس از فهرستنويسي، شماره رديف سند و محل نگهداري آن در آرشيو بر اساس تخصيص كدهاي ويژه به هريك از مؤسسات و سازمان‌ها و يا اشخاص حقوقي تعيين  مي‌شود و اسناد از طريق اين كدها قابل بازيابي هستند. محل نگهداري اسناد، آرشيوها هستند كه پس از تهيه ريزفيلم از آنها، جهت حفاظت و نگهداري به آرشيوها منتقل مي‌كنند. مواردي كه بايد در حفظ و نگهداري اسناد مدنظر قرار گيرد عبارتند از: كنترل ورود و خروج هوا، كنترل نور محيط، تنظيف مداوم مخازن، كنترل ميزان رطوبت هوا، كنترل ميزان دماي هوا، كنترل سيستم اطفاي حريق، و كنترل وضعيت عمومي ساختاري مانند استحكام، سيستم‌هاي آب، فاضلاب، و برق و شوفاژ (5).

 

مآخذ: )1 افشار زنجاني، ابراهيم. "ارزيابي اسناد و امحاي اوراق زايد". فصلنامه كتاب. دوره چهارم، اول (بهار1372)63:-89؛ 2) اميرشاهي، منوچهر. مباني مديريت اسناد. تهران: مركز آموزش مديريت دولتي، ؛1362 )3 دهخدا، علي‌اكبر. لغت‌نامه. ج 8، ذيل "سند"؛ 4) دهقاني، رضا. "علم مطالعه سند پيش‌درآمد تاريخنگاري مستند ـ تحليلي". در مجموعه مقالات همايش اسناد تاريخ معاصر. تهران: مركز بررسي اسناد تاريخي، 1381، ص 336-؛343 )5 سازمان اسناد ملي ايران. "نظام ملي اسنادي كشور". بولتن كميسيون اطلاع‌رساني، 15 (دي‌ماه 1375) به‌نقل از www.irandoc.ac.ir/ com/Newsletter/Articles/bullitin-15htm.؛ 6) سلطاني، پوري؛ راستين، فروردين. دانشنامه كتابداري و اطلاع‌رساني. ذيل "دبيزه"؛ )7 فدايي‌عراقي، غلامرضا. مقدمه‌اي بر شناخت اسناد آرشيوي. تهران: سازمان مطالعه و تدوين كتب علوم انساني دانشگاه‌ها (سمت)، .1377

                افسانه تيموري‌خاني

 

 

بازگشت به فهرست مقالات س