Skip Ribbon Commands
Skip to main content
سایت دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی
    آ         الف       ب       پ       ت       ث       ج       چ       ح       خ       د       ذ       ر       ز       ژ       س       ش       ص       ض       ط       ظ       ع       غ       ف       ق       ک       گ       ل       م       ن       و       ه       ی    

بازگشت به فهرست مقالات م

 

 

مديريت اسناد.  منظور از مديريت اسناد تدوين و اجراي برنامه براي حفظ و نگهداري، اشاعه، به‌كارگيري، و تنظيم اسناد دولتي يك شركت و سازمان دولتي، خواه به شكل فيزيكي و خواه به شكل الكترونيكي است. تدوين و اجراي اين برنامه معمولا توسط مدير آموزش ديده و مجرب، و برمبناي بررسي جامع اسناد صورت مي‌پذيرد (:8 ذيل واژه). مديريت اسناد مشتمل بر مديريت فرم‌هاي اداري، گزارش‌ها، آيين‌نامه‌ها، مكاتبات، پرونده‌هاي جاري، و بايگاني راكد است (:3 10). به‌عبارت ديگر، مديريت اسناد به مديريت توليد، حفاظت، و نحوه استفاده و در دسترس قرار دادن اسناد مي‌پردازد (:6 197) و  موضوع آن اسنادي است كه به هر عنوان و در هر قالب (نظير كاغذ، ريزفيلم، نوار ويدئو، عكس، و ديسك رايانه‌اي و الكترونيكي) در سازمان توليد و يا از ساير مؤسسات دولتي و خصوصي دريافت مي‌شوند (:3 10). تفاوت عمده مديريت اسناد با مديريت مدارك در كتابخانه‌ها اين است كه مديريت اسناد مستقيمآ در مرحله توليد اسناد صورت مي‌گيرد، حال آنكه كتابخانه بدون دخالت در امر توليد و پس از ورود مواد به كتابخانه شروع به سازماندهي آنها مي‌كند (:5 8-9).

تاريخچه. ادبيات مديريت اسناد به‌عنوان يك رشته دانشگاهي قدمت چنداني ندارد، اما پيشينه عمل مديريت اسناد به معناي عام آن به 7000 سال پيش بازمي‌گردد؛ سومري‌ها (5000ق.م.) نخستين توليدكنندگان و اداره‌كنندگان اسناد نوشتاري بوده‌اند. در مصر باستان (1030-1050ق.م.) و در پادشاهي حمورابي در بابل، توليد و اداره كردن اسناد از مشاغل مهم دولتي به‌شمار مي‌رفت. نخستين تشكيلات بايگاني در 1200م. در روم به‌وجود آمد.

مديريت و تشكيلات ثبت اسناد به شيوه امروزي در سده پانزدهم ميلادي ابداع شد. نحوه ثبت اطلاعات، در بسياري از مراكز اسناد و بايگاني‌هاي پيشرفته امروزي، برگرفته از همان روش‌هاي ثبت ابتدايي اطلاعات است. آرشيو ملي فرانسه، به‌منظور هماهنگ‌سازي فعاليت آرشيوهاي آن كشور و نگهداري بهينه اسناد دولتي در 1789 تأسيس شد. در 1838 لايحه تشكيل دفتر اسناد دولتي[1]  بريتانيا و در 1877 قانون امحاي


اسناد زايد به تصويب مجلس اين كشور رسيد. در 1889 قانون امحاي اسناد دولتي به تصويب كنگره امريكا رسيد و سرانجام در 1934، آرشيو ملي امريكا، تأسيس شد (:5 9-11). در اين آرشيو بخش ويژه‌اي ايجاد شد كه مسئوليت برقراري ارتباط ميان اين مركز و سازمان‌هاي ديگر را برعهده داشت و كار اصلي آن تهيه فهرست اسناد مورداستفاده هر اداره و تعيين مهلت قانوني براي نگهداري هر پرونده است. افزايش مكاتبات، سازمان‌هاي اداري را ناگزير ساخت تا براي ارزشيابي، امحاء، و يا انتقال اسناد نسبت به ايجاد آرشيوهاي مركزي بكوشند.

در انگلستان، اسناد و نامه‌هاي شهرهاي مختلف به مخزني واقع در حومه لندن منتقل مي‌شد و تا زمان صدور دستور امحاء و يا انتقال آنها به آرشيوهاي مركزي، زيرنظر مأموران بايگاني نگهداري مي‌شد. در شوروي سابق، بايگاني‌هاي اداري سازمان‌هاي مهم دولتي زيرنظر اداره مركزي آرشيوهاي دولتي قرار داشتند و گزينش اسناد ارزشمند برعهده گروهي مركب از افراد خبره بود (:6 66-67).

كاركرد و بخش‌هاي مديريت اسناد. براي مديريت اسناد شش كاركرد برشمرده‌اند :

1. مديريت پرونده‌ها. يكي از بخش‌هاي مهم مديريت پرونده‌ها سيستم بايگاني است؛ وظيفه آن شناسايي و بازيابي سريع اسناد و پرونده‌ها؛ مراقبت از اسنادي كه هنگام تفكيك نيازمند حفاظت ويژه هستند؛ و تضمين درك آسان استفاده‌كننده از پرونده‌هاست.

روش‌هاي مختلفي براي بايگاني وجود دارد، اما اساسآ سه روش براي سازمان‌دهي به پرونده‌ها در اغلب سازمان‌ها اعمال مي‌شود: الف) روش عددي. در اين روش به تمامي وظايف، رديف‌هاي اسناد، و موضوع هر سند، شماره مسلسل داده مي‌شود. با افزايش تعداد موضوع‌ها، به هر موضوع علاوه بر شماره، يك پيوست الفبايي با يك كليدواژه داده مي‌شود و سپس آنها را بر اساس عنوان موضوع‌ها مرتب مي‌كنند. در پرونده‌هاي كارگزيني هنگام به‌كارگيري اين روش، استفاده از پيوست الفبايي ضروري است؛ ب) روش الفبايي. اين شيوه در سازمان‌هاي كوچك با پرونده‌هاي اندك به‌كار مي‌رود. در اين شيوه، موضوع‌هاي اصلي و مواردي كه ذيل آنها قرار مي‌گيرد، به شكل الفبايي تنظيم مي‌شوند و هيچ شماره‌اي به آنها اختصاص نمي‌يابد؛ و ج) روش الفبايي - عددي. يكي از متداول‌ترين روش‌هاي پرونده‌سازي است كه در آن حروف و
اعداد، با هم، براي تنظيم پرونده‌ها در سازمان‌ها به‌كار گرفته مي‌شوند (:5 240-248).

2. مديريت فرم‌هاي اداري. فرم‌ها به سازماندهي، جمع‌آوري، و انتقال اطلاعات كمك مي‌كنند و چنانچه دقيقآ بر اساس ساختار سازماني طراحي شوند موجب اصلاح روند كار، افزايش كارآيي و بهره‌وري، و كاهش هزينه‌هاي سازمان خواهد شد. امروزه دخالت رايانه، تنوع بسياري به توليد فرم‌ها بخشيده است (:5 219). براي سهولت در بازيابي و كنترل نيز، فرم‌هاي ويژه‌اي طراحي مي‌شود.

از آنجا كه مديريت فرم‌ها شامل وظايف گوناگوني مي‌شود و هيچ‌كس به‌تنهايي از عهده اين وظايف برنمي‌آيد، در سازمان‌ها سيستمي باعنوان "برنامه مديريت فرم‌ها"[2]  طراحي

و اجرا مي‌شود. عمده‌ترين هدف‌هاي برنامه مديريت فرم‌ها عبارتند از: الف) تشخيص روزآمد بودن فرم‌ها، ب) طراحي فرم‌هاي جامع با درهم آميختن فرم‌هاي مشابه براي بهبود و تسريع پردازش اطلاعات، ج) تعيين اقتصادي‌ترين روش در بازتوليد اطلاعات، و د) اطمينان از دسترسي به فرم‌ها در هر

زمان و مكان.

معمولا "برنامه مديريت فرم‌ها" از سه بخش تشكيل مي‌شود كه با آميختن آنها مي‌توان اهداف سازماني را محقق ساخت. اين سه بخش عبارتند از: الف) بخش كنترل فرم‌ها كه كار بررسي، طراحي، و تركيب فرم‌ها را انجام مي‌دهد؛ ب) بازتوليد و نگهداري؛ و ج) توزيع (:5 220-222).

3. مديريت گزارش‌ها. يكي از راه‌هاي اداره منابع و انتقال اطلاعات، توليد گزارش است و گزارش در هر سازمان از طريق جمع‌آوري اطلاعات انجام مي‌گيرد. در سازمان‌ها سيستم‌هاي گزارش[3]  اهميت فوق‌العاده‌اي دارند، زيرا هيچ گزارشي خارج

از سيستم گزارشي، توليد نمي‌شود و يا مورداستفاده قرار نمي‌گيرد. حتي گزارش‌هاي يك برگي و مختصر نيز به عنوان قسمتي از سيستم گزارش، به پژوهشگران در گزينش، تنظيم، و استفاده از اطلاعات كمك مي‌كند (:5 146).

مديران سازمان مي‌توانند با استفاده از سيستم گزارش، بهتر تصميم‌گيري كنند. فقط مشكل در اين است كه از ميان اطلاعات به‌دست آمده، كدام‌يك را برگزيند (:3 4). به‌دليل هزينه سرسام‌آور اداره سيستم‌هاي گزارشي و ناآگاهي مديران سازمان‌ها از نحوه كسب اطلاعات، فكر طراحي "برنامه مديريت گزارش‌ها" مطرح شده است. هدف اصلي اين برنامه، بهبود كيفي سيستم‌هاي گزارشي و كاهش هزينه ايجاد اين سيستم‌ها بود. اهداف ديگر اين برنامه نيز عبارتند از: شناخت نيازهاي اطلاعاتي مديران سازمان‌ها؛ جمع‌آوري، تنظيم، و
بايگاني اطلاعات با بهره‌گيري منطقي از كارمندان، تجهيزات و بودجه سازمان؛ جلوگيري از نوشتن گزارش‌هاي بدون استفاده و غيرمفيد؛ هماهنگ‌سازي وظايف مديريت گزارش‌ها با ساير مديريت‌هاي سازمان؛ ارزيابي گزارش‌ها براي اطمينان از اجراي اقتصادي و سودمند وظايف سازمان؛ و كاهش هزينه گزارش‌ها (:5 147-156). به‌كارگيري اصول مديريت گزارش‌ها اين امكان را خواهد داد كه اطلاعات در حد مطلوب و كافي جمع‌آوري و نگهداري شوند (:3 5).

4. مديريت آيين‌نامه‌ها. هدف اين شاخه ايجاد شيوه قابل اطميناني است كه با استفاده از آن بتوان به كليه اطلاعات مربوط به قوانين و مقررات، و سياست‌ها و رويه‌هاي موجود در هر موضوع دست يافت (:3 5). سياست‌ها و رويه‌ها نوعي آيين‌نامه است و آيين‌نامه منبعي است كه كاركنان سازمان را با وظايف خود آشنا مي‌كند. بيان رويه‌ها در آيين‌نامه‌ها به تصميم‌گيري‌ها قوام مي‌بخشد و اجراي كار را يكپارچه مي‌سازد. دو نوع آيين‌نامه وجود دارد: آيين‌نامه دائمي و آيين‌نامه موقت. آيين‌نامه دائمي هدف‌هاي درازمدت سازمان را دنبال مي‌كند و داراي ارزش مراجعه مستمر است؛ حال آنكه آيين‌نامه موقت، ناپاپدار و زودگذر است. آيين‌نامه‌ها بايد به شيوه منطقي تنظيم شوند تا كارمندان به سهولت بتوانند به اطلاعات موردنظر خود دست يابند.

براي دستيابي به اطلاعات صحيح، برنامه‌اي باعنوان "برنامه مديريت آيين‌نامه‌ها" نوشته شده است. اين برنامه دو كاركرد عمده دارد: الف) تشكيل و راه‌اندازي سيستم آيين‌نامه‌اي سازمان؛ ب) بررسي آيين‌نامه و نظارت بر آنها. سيستم‌هاي آيين‌نامه‌اي به دو شكل تك‌سطحي[4]  و چندسطحي[5]  هستند.

 

سيستم تك‌سطحي مختص سازمان‌هاي كوچك و سيستم چندسطحي مناسب فعاليت سازمان‌هاي بزرگ با وظايف متمركز است (:5 188-189).

شكل‌گيري و گسترش سيستم آيين‌نامه‌اي نيازمند مطالعه، اصلاح، و ارزشيابي سياست‌ها و رويه‌هاي انتشار يافته سازمان است. به اين منظور كليه سازمان‌ها براي مديريت آيين‌نامه‌ها فردي را به‌عنوان متصدي اداره آيين‌نامه‌ها منصوب مي‌كنند كه طراح برنامه مديريت اسناد هم باشد.

براي طبقه‌بندي آيين‌نامه‌ها از طرح طبقه‌بندي موضوعي استفاده مي‌شود. طرح طبقه‌بندي آيين‌نامه‌ها بر اساس
ويژگي‌هايي چون جامعيت، انعطاف‌پذيري، منطقي بودن، و محدوديت انجام مي‌گيرد. در سيستم مديريت آيين‌نامه‌ها، توليد مجدد و پخش و بايگاني آيين‌نامه‌ها فوق‌العاده اهميت دارد (:5 191-194، 209).

5. مديريت مكاتبات. وظايف آن عبارتند از: اصلاح كيفيت نامه‌هاي اداري، ايجاد ضوابط و معيارهاي صحيح در مكاتبات اداري، به‌كار بردن روش‌هاي نو براي اداره نامه‌ها، و تسهيل نگارش اداري از طريق تهيه و توزيع نامه‌هاي يكسان براي استفاده واحدهاي مختلف سازمان (:3 5).

6. مديريت ارسال و مراسلات. منظور از آن، مجموعه روش‌هاي عملياتي براي نگهداري، تنظيم، و طبقه‌بندي اسناد به‌منظور تسريع و تسهيل مراجعه به آنهاست (:3 4).

ارزشيابي اسناد. هدف از ارزشيابي، مشخص كردن اسنادي است كه داراي ارزش نگهداري هميشگي در آرشيو هستند. با اين كار اسناد داراي ارزش نگهداري از اسنادي كه پس از مدتي به خاطر از دست دادن ارزش‌هايشان امحاء مي‌شوند، تفكيك مي‌گردند (:2 66).

به اعتقاد برخي صاحب‌نظران بهترين زمان ارزشيابي، هنگام توليد سند است. بررسي اسناد و درك ارتباط آنها با رويدادها، محور اصلي ارزشيابي اسناد محسوب مي‌شود. ارزشيابي اسناد به ميل و سليقه سازمان بستگي دارد و در دو مرحله انجام مي‌شود: 1) ارزيابي فردي. در اين مرحله شخصي را براي تعيين دوره‌هاي نگهداري اسناد انتخاب مي‌كنند كه اغلب مدير اسناد سازمان است؛ و 2) ارزيابي گروهي. در اين نوع ارزيابي گروهي از كاركنان در محيطي كاملا غيررسمي به ارزشيابي اسناد مي‌پردازند (:5 341-342).

براي ارزشيابي اسناد به استاندارد ارزشيابي نياز داريم. اين استانداردها مي‌توانند مرز بين اسناد بي‌ارزش و باارزش را به‌طور نظري مشخص كنند؛ اگرچه  به گفته شِلِنبرگ، استانداردهاي ارزشيابي چيزي بيش از اصول كلي نيستند و هيچ وقت نمي‌توانند خيلي دقيق باشند، به همين دليل نبايد مطلق و نهايي تلقي شوند، بلكه بايد همراه با قضاوت شخصي و عقل سليم به‌كار گرفته شوند. همچنين بايد سازمان، وظايف، سياست‌ها و مقررات؛ و شرايط عمومي و اجتماعي و اقتصادي مربوط به آنها را خوب بشناسيم. عامل ديگر، سنجش فعاليت‌هايي است كه توسط هر اداره در سلسله مراتب سازمان درباره يك وظيفه معين انجام مي‌شود. اين اعمال هرچه به طرف اجرايي‌تر شدن پيش‌روند از نقطه‌نظر توليد اسناد، بي‌ارزش مي‌شوند و از كلي به جزئي، و از متنوع به روزمره تبديل مي‌شوند (:2 70-71؛ :9 247).


در استانداردهاي امريكايي كه امروزه مبناي ارزشيابي اسناد در جهان قرار گرفته است، اسناد را داراي دو نوع ارزش استنادي و اطلاعاتي مي‌دانند. ارزش استنادي به ارزشي گفته مي‌شود كه با استناد به آن مي‌توان يك سازمان را از لحاظ تاريخچه پيدايش سازمان و تحولات، روش‌ها و سياست‌ها، و فعاليت‌ها و مقررات حاكم بر آن بازشناخت و در مقام عمل به آن استناد كرد. در تعيين ارزش استنادي اسناد بايد به مقام و موقعيت، وظايف، و فعاليت‌هاي جاري هر اداره در سلسله مراتب سازمان توجه كرد. ارزش اطلاعاتي هم مربوط به اطلاعات و اخبار درباره اشخاص، مكان‌ها، و موضوعات مرتبط با سازمان‌هاي دولتي است و اطلاعات درباره خود سازمان‌ها و مدارك آنها را دربرنمي‌گيرد. ارزشيابي اين‌گونه اسناد بر اساس معيارهايي چون نيازهاي اداري، منحصر به‌فرد بودن سند، و اهميت اطلاعات سند انجام مي‌گيرد. ارزشيابي اسناد داراي ارزش اطلاعاتي، نيازمند دقت بسيار است و براي انتخاب و ارزشيابي آنها دو روش وجود دارد: الف) بر اساس جايي كه اطلاعات گسترده و متمركز هستند، ارزشياب همه رديف‌هاي اطلاعات را برمي‌گزيند، مانند فهرست‌هاي آماري؛ و ب)انتخاب بخش ناچيزي از اسناد كه اطلاعات كل مجموعه را منعكس مي‌سازد. براي گزينش بخشي از يك مجموعه از فن نمونه‌گيري به سه شيوه: گزينش ويژه، نمونه‌گيري تصادفي، و نمونه‌گيري منظم استفاده مي‌شود(:2 69-74؛ :5 346،354).

امحاي اسناد. اسناد قابل امحاء اين‌گونه تعريف مي‌شوند: اسنادي كه هم براي مؤسسات دولتي و جامعه و هم براي اشخاص و سازمان‌هاي خصوصي فاقد ارزش و فايده اداري، حقوقي، قضايي، تاريخي، و اطلاعاتي هستند. اين اسناد حاصل كارهاي يكدست و يكنواخت روزانه بخش‌هاي اجرايي سازمان‌ها در سطوح پايين سلسله مراتب اداري هستند، به تعداد زياد توليد مي‌شوند، و حجم اصلي اسناد بايگاني‌ها را تشكيل مي‌دهند. براي امحاي اين‌گونه اسناد، با درنظر گرفتن حقوق افراد و سازمان‌ها و پس از رفع هرگونه ترديد درباره ارزشمند بودن آنها مقرراتي وجود دارد. براي مثال قبض‌هاي آب و برق و تلفن پس از پرداخت و بسته شدن حساب‌هاي مالي، اوراق امتحاني پس از استخراج نمرات و گذشتن زمان اعتراض، و برگه‌هاي مرخصي پس از صدور وضعيت مرخصي قابل امحاء هستند (:2 81-82).

امحاء در قالب "برنامه امحاء"، پس از تهيه فهرست امحاء انجام مي‌شود. فهرست امحاء عبارت از فهرست اسناد و پرونده‌هايي است كه توليد آنها متوقف و نظير آنها در آينده تهيه يا دريافت نخواهد شد. "برنامه امحاء" عبارت از تفكيك اسناد
زايد به‌طور دسته‌جمعي و امحاي آنها در رأس موعدهايي است كه از پيش مقرر مي‌شود. اسنادي كه به‌صورت يك شكل و در جهت انجام امور يكسان به‌طور روزمره در دستگاه‌هاي اداري توليد مي‌شوند، در زمان امحاء نياز به بررسي جداگانه ندارند، بلكه مي‌توان آنها را به‌صورت دسته‌جمعي امحاء كرد (:1 59؛ :2 82-83).

فهرست‌برداري از اسناد. فهرست اسناد، ابزار مفيدي در نگهداري و امحاي اسناد است و به شناخت رديف‌هاي اسناد و نحوه كاربرد آنها كمك مي‌كند. به دسته‌اي از اسناد كه در كنار هم چيده مي‌شوند و موضوع و كارآيي مشابه دارند، يا در پي اقدام مشابه توليد مي‌شوند تا از آنها بهره‌گيري شود، "رديف" مي‌گويند. فهرست‌ها علاوه بر شناساندن رديف‌هاي مربوط، حاوي اطلاعات خامي از تشكيلات، نحوه تشكيل پرونده از اسناد جاري، و شيوه نگهداري اسناد هستند و به ايجاد برنامه براي كنترل فرم‌ها و گزارش‌ها كمك مي‌كنند.

هدف فهرست‌ها كمك به اجراي برنامه مديريت اسناد براي كل سازمان است. با مراجعه به فهرست‌ها، تدوين برنامه مديريت اسناد، تعيين مدت نگهداري اسناد، مديريت گزارش‌ها، كنترل فرم‌ها، نمايه‌سازي، و بايگاني اسناد داراي اهميت، آسان‌تر مي‌شود. اين كار، فرصت مناسبي را براي يافتن نقايص موجود در فرايند نگهداري اسناد و رفع كاستي‌ها در آينده فراهم مي‌كند (:5 94-95). فهرست‌برداري با سه روش پرسشنامه، تشكيل كميته، و تحقيق ميز به ميز انجام مي‌شود. در روش پرسشنامه، براي كارمندان و سرپرست هر واحد، پرسشنامه‌اي ارسال مي‌شود و طي آن درخصوص نحوه توليد و استفاده از پرونده‌ها، پرسش‌هايي مي‌شود. در روش تشكيل كميته، نمايندگان هر واحد طي ملاقاتي با مديران اسناد در مورد اسناد و پرونده‌هايشان به تبادل‌نظر مي‌پردازند و به‌طور تلويحي مدت نگهداري اسناد را تعيين مي‌كنند. در روش تحقيق ميز به ميز، مدير اسناد و دستياران او، واحد به واحد، اتاق به اتاق، و پرونده به پرونده پيش مي‌روند و پس از گفت‌وگو با كارمندان، فرم‌هاي فهرست‌برداري را به دقت تكميل مي‌كنند. در اين روش اطلاعات و سياست‌هاي سازمان به‌وضوح نشان داده مي‌شوند (:5 103-104). تنظيم فهرست‌ها سه نوع است: 1) عددي. در اين روش هريك از پرونده‌ها به ترتيب شماره راهنماي پرونده خود فهرست مي‌شود و اين شماره در فهرست مي‌آيد؛ 2) تقدم تاريخي. اين شيوه براي كاغذهاي ثبت نشده، مجلداتي كه بر اساس تقدم تاريخي مرتب شده‌اند، و گزارش‌هاي دوره‌اي اعمال مي‌شود؛ و 3) الفبايي. اين شيوه براي پرونده‌هاي كارگزيني و ساير پرونده‌هاي موردي، استفاده
مي‌شود (:5 248-249). فهرست‌برداري، روش مناسبي براي جمع‌آوري دقيق اطلاعات از وضعيت سازمان است و حذف آن به زيان سازمان تمام مي‌شود.

حفاظت و نگهداري از اسناد. عوامل مختلفي از جمله خشكي و رطوبت و دماي زياد، هواي آلوده، حشرات موذي و جوندگان، بلاياي طبيعي، انواع مختلف قارچ‌ها، و بي‌توجهي كاركنان بايگاني موجب از بين رفتن و غيرقابل استفاده شدن اسناد در آرشيوها و بايگاني‌ها مي‌شود (:3 92).

يكي از روش‌هاي پيشگيري از اين حوادث، طراحي "برنامه حفاظت از اسناد" است. اين برنامه با استفاده بهينه از روش‌هاي موجود پيشگيري، خسارات وارده به اسناد، به‌ويژه اسناد داراي اهميت حياتي را به ميزان قابل توجهي كاهش مي‌دهد.

اسناد داراي اهميت حياتي به اسنادي گفته مي‌شود كه باعث استمرار كار سازمان شده و حقوق و منافع سازمان، كارمندان، و عموم مردم را تأمين مي‌كند و شامل اسناد حسابداري، سوابق كارگزيني و حقوقي كارمندان، قراردادها، قباله‌ها و اسناد رهن ساختمان، امتياز نامه‌هاي تجاري، اسناد شركت‌ها، نقشه‌هاي ساختماني، و اسناد تحقيقاتي است. براي حفظ و نگهداري اسناد داراي اهميت حياتي بايد از روش‌هاي انتقال اسناد به جاهاي كم خطر سازمان، تكثير، انتخاب بايگاني مناسب،و استفاده از تجهيزات ويژه‌اي چون گنجه‌هاي ضدآتش استفاده كرد.

امروزه، مديران اسناد بودجه سرسام‌آوري را براي يافتن راه‌حلي در مقابل خطر انفجارات هسته‌اي، آتش‌سوزي، سيل، و غفلت كاركنان بايگاني‌ها اختصاص داده‌اند، اما معلوم نيست اين روش‌ها تا چه ميزان مؤثر خواهد بود(31:4-33؛275:5-287).

تحول در مديريت اسناد. با افزايش حجم اطلاعات الكترونيكي، نياز به سيستم جامع براي مديريت منابع اطلاعات فزوني يافته است، به ويژه اطلاعاتي كه در رايانه‌هاي شخصي ذخيره شده‌اند. رايانه‌هاي شخصي بدون داشتن شبكه و كنترل مديريت اسناد، فقط قادرند اطلاعات را توليد، استفاده، پيگيري، و حذف كنند. در اين شرايط هر سازمان، تعداد زيادي ديسكت و لوح فشرده در اختيار دارد، ولي نمي‌داند چه اطلاعاتي در آنها ذخيره شده است.

همچنين به‌كارگيري نابجاي فناوري، از كارآيي مديريت اسناد مي‌كاهد، براي مثال تايپ با صفحه كليد رايانه و اتوماسيون اداري هميشه موجب تسريع كار و افزايش بهره‌وري نمي‌شود، زيرا پيدايش فناوري نوين نگهداري اسناد، كارمندان اداري و بايگاني‌ها را به كسب دانش فني و تخصصي بيشتر فرا مي‌خواند (:5 417-418؛ 7). همچنين مديران
اسناد نيز به موازات توسعه و تحول مديريت اسناد بايد توانايي‌هاي خود را تقويت كرده و در زمينه كار با سيستم‌ها و نرم‌افزارهاي جديد مديريتي و اهداف اداري سازمان، مطالب تازه‌اي فرا گيرند (:6 197).

امروزه، نرم‌افزارهاي مختلفي باعنوان "برنامه مديريت اسناد" به بازار عرضه شده است كه براي كار در بايگاني‌هاي اسناد طراحي شده‌اند. اين بسته‌هاي نرم‌افزاري، وظايفي چون پيگيري حمل اسناد، ثبت تاريخ‌هاي توليد، و امحاء و بايگاني اسناد را انجام مي‌دهند (:5 417-419؛ 7). يكي از اين نرم‌افزارها داكس[6]  نام دارد كه براي توليد، ذخيره‌سازي، و

توزيع اسناد الكترونيكي به‌كار مي‌رود. اسناد اين نرم‌افزار جانشين اسناد كاغذي در ادارات شده‌اند، بنابراين، در مصرف كاغذ به نحو چشمگيري صرفه‌جويي مي‌شود. تمامي كاركنان سازمان از طريق اين نرم‌افزار مي‌توانند به اسناد دسترسي يابند.

با وجود مزاياي بسيار نرم‌افزارهاي رايانه‌اي مديريت اسناد، استفاده از رايانه و نرم‌افزارهاي رايانه‌اي در سازمان‌ها مشكلاتي به‌بار آورده است. داده‌هاي رايانه‌اي در مقابل گردوغبار، گرما، دود، ساييدگي، و جريان ضعيف مغناطيسي و نوسان برق آسيب‌پذير هستند. همچنين هر كسي توانايي ضبط و بازيابي اطلاعات از آنها را ندارد.

نيز نگاه كنيد: آرشيو

 

مآخذ: )1 ارزشيابي اوراق و اسناد دولتي. تهران: سازمان اسناد ملي ايران، 1363؛ )2 افشارزنجاني، ابراهيم. "ارزيابي اسناد و امحاي اوراق زايد". فصلنامه كتاب. دوره چهارم، 1 (بهار 1372): 63-89؛ 3) اميرشاهي، منوچهر. مباني مديريت اسناد. تهران: مؤسسه عالي آموزش و پژوهش سازمان مديريت و برنامه‌ريزي، 1382؛ 4) پدرسون، آن. نگهداري اسناد. ترجمه رضا مهاجر. تهران: سازمان اسناد ملي ايران، پژوهشكده اسناد، ؛1381 )5 پن، ايرا. اي. و ]ديگران[. راهنماي مديريت اسناد. ترجمه رضا مهاجر. تهران: سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران (زيرچاپ)؛ )6 فدايي عراقي، غلامرضا. مقدمه‌اي بر شناخت اسناد آرشيوي. تهران: سازمان مطالعه و تدوين كتب علوم انساني دانشگاه‌ها (سمت)، 1377؛

7) "Records Management". Wikipedia, the Free Encyclopedia. [On-line]. Available: http://en.wikipedia.org/wiki/Records- management. [12Apr.2006]; 8) Reitz, Joan M. Online Dictionary for Library and Information Science (ODLIS). S.V. "record management". [On-line]. Available: http://lu. com/odlis/odlis_r.cfm. [12Apr. 2006]; 9) Schellenberg, T.R. Modern Archives. Chicage: University of Chicago, 1973.

  

              ميترا صميعي

 


 


[1]. Public Records Office    

[2]. Form Management Programme

[3]. Reporting Systems    

[4]. Single-level    

[5]. Multi-level    

[6]. DOCS (Document System)    

 

 

بازگشت به فهرست مقالات م