Skip Ribbon Commands
Skip to main content
سایت دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی
    آ         الف       ب       پ       ت       ث       ج       چ       ح       خ       د       ذ       ر       ز       ژ       س       ش       ص       ض       ط       ظ       ع       غ       ف       ق       ک       گ       ل       م       ن       و       ه       ی    

بازگشت به فهرست مقالات ن

 

نظام‌هاي اطلاعات مديريت (ام. آي. اس.)[1] . نظام اطلاعات مديريت، همان‌طور كه از نام آن پيداست، نظامي است كه اطلاعات لازم را در اختيار مدير قرار مي‌دهد. ام.آي.اس. سه مؤلفه عمده دارد: 1) اطلاعات، 2) فناوري اطلاعات، و 3)انسان استفاده‌كننده. از آنجا كه انسان به كمك فناوري اطلاعات از اطلاعات مختلف اين نظام بهره مي‌جويد، مهم‌ترين مؤلفه به حساب مي‌آيد (1). ريتس، نظام اطلاعات مديريت را نظامي اطلاعاتي مبتني بر رايانه تعريف مي‌كند كه داده‌هاي مختلف را از تمامي بخش‌هاي سازمان (اعم از امورمالي، كارگزيني، حسابداري، بازاريابي، توليد و توزيع، و جز آن) گردآوري مي‌كند و در اختيار مديران و سرپرستان قرار مي‌دهد. بنابراين مي‌توان اين نظام را در حصول به اهداف و عمل به مأموريت آنها پشتيبان سازمان؛ و در شناسايي و حل مشكلات و موانع حامي مديران سطوح عالي دانست (5: ذيل واژه).

در تعريف ديگر، ام.آي.اس. را نوعي دستگاه گزارش‌دهي دانسته‌اند كه داده‌هاي لازم براي اداره سازمان را در اختيار اعضا و افراد كليدي آن قرار مي‌دهد. به‌دنبال توسعه سازمان‌ها و پيچيدگي روزافزون آنها در دهه‌هاي اخير، ام.آي.اس.ها، به‌صورت رايانه‌اي و مبتني بر فناوري اطلاعات گسترش يافته‌اند و در هر نوع سازمان قابل استفاده هستند و حتي مي‌توان آنها را براي بخش‌هاي مختلف يك سازمان طراحي كرد (3: ج 17، ص 96-97).

از نظام‌هاي اطلاعات مديريت مي‌توان براي جمع‌آوري و پردازش اطلاعات در كتابخانه و تصميم‌گيري‌هاي مديريتي بهره برد. كاربردهاي عمده اين نظام‌ها در كتابخانه كمك به روند تصميم‌گيري‌هاي معمول، بهبود تأمين و كنترل منابع، تسهيل بودجه‌بندي و تخصيص اعتبار، تسريع سنجش عملكرد كتابخانه، و كمك به برنامه‌ريزي‌هاي بلندمدت است (6: ج 3، ص 1749-1750).

سير تحول. در اوايل قرن بيستم، مخصوصآ در دهه‌هاي 1920 و 1930، استفاده از تجهيزات داده‌پردازي الكترومكانيكي مانند برگه‌هاي ماشين‌خوان و وسايل محاسبه‌گر، روند پردازش اطلاعات و تهيه گزارش‌هاي مختلف مديريتي از كاركردهاي سازمان را نسبت به گذشته آسان‌تر و سريع‌تر كرد. با ورود گسترده رايانه‌ها به بازار جهاني در اوايل دهه 1950، اين روند باز هم شتاب گرفت. در رايانه‌هاي نسل اول و دوم، ترتيب ذخيره و بازيابي اطلاعات و دسترسي به آن متوالي بود و ردگيري يك داده خاص، بدون گذر از داده‌هاي قبلي ممكن نبود. اين امر در ذخيره و بازيابي اطلاعات لازم، محدوديت به‌وجود مي‌آورد. با پيدايش رايانه‌هاي نسل سوم و چهارم در دهه 1960 و ايجاد امكان دستيابي تصادفي به اطلاعات و ذخيره داده‌ها بر روي محمل‌هايي با ظرفيت بالا همچون لوح‌هاي فشرده(سي‌دي)، اين محدوديت برطرف شد. در دهه‌هاي اخير، فناوري‌هاي نوين، امكان تركيب و تلخيص داده‌هاي به‌دست آمده از نظام‌هاي اطلاعات مديريت در سازمان‌هاي مختلف را ميسر ساخته و ارتباطات دوربرد قابليت تعامل داده‌هاي نظام‌هاي گوناگون را ايجاد كرده‌اند (3: ج 17، ص 100).

در دهه‌هاي 1950 و 1960 نظام‌هاي داده‌پردازي الكترونيكي[2] ، با قابليت محدود، فقط در سازمان‌هاي بزرگ وجود داشت. با ورود نظام‌هاي پشتيباني تصميم‌گيري (دي.اس.اس.)[3]  در دهه 1970، قابليت‌هاي بيشتري در اختيار مديران سازمان‌ها قرار گرفت. با راه يافتن رايانه‌هاي شخصي به بخش‌هاي مختلف سازمان‌ها در دهه 1980، و ابداع نظام‌هاي خبره و هوش مصنوعي عمل تصميم‌گيري و انجام امور به كمك داده‌ها و اطلاعات ميسر شد (4). علاوه بر موارد مذكور، در خلال اين دهه، ابزارهاي ديگري همچون نظام‌هاي اطلاعات اجرايي (اي.آي. اس.)[4]  و نظام‌هاي اطلاعات دفتري (اُ.آي.اس.)[5]  هم به‌وجود آمده، و بر گستره ام.آي.اس. و قابليت‌هاي آن افزوده‌اند. هم‌اكنون ارتباطات شبكه‌اي و ماهواره‌اي دوربرد،اينترنت، اكسترانت، و اينترانت، نرم‌افزارهاي مختلف و طرح‌هاي گوناگون آزمايشي نظام‌هاي اطلاعات مديريت را به‌صورت متنوع در اختيار سازمان‌ها و مشتريان آنها قرار داده است (2: 25-26).

نظام‌هاي اطلاعات مديريت در كتابخانه‌ها. با ورود به هزاره جديد، كتابخانه‌ها شاهد تغييرات بي‌سابقه‌اي بوده‌اند. وجود انواع مختلف فناوري‌ها، نظام‌هاي متنوع تبادل اطلاعات، تنوع كاربران، شيوه‌هاي متفاوت مديريتي و جز آن، الزام كتابخانه‌ها را به ارزيابي مكرر برنامه‌ها، برون‌دادها، و خدمات خود دو چندان مي‌كند تا بتوانند در رويه‌ها و خدمات خود تجديدنظر كنند. براي نيل به چنين اهدافي ام.آي.اس. ابزاري ارزشمند و كارآمد است. امروزه، روش‌هاي مختلف داده‌كاوي و نرم‌افزارهاي پيشرفته آماري، اطلاعات مفيدي را درباره مجموعه و كاربران كتابخانه به‌دست مي‌دهند كه باعث سهولت ترسيم وضعيت كلي خدمات كتابخانه شده و داده‌هاي مفيدي را در اختيار مديران سطوح عالي و مياني كتابخانه قرار مي‌دهند تا بتوانند در برنامه‌ريزي‌هاي آتي به مدد اطلاعات واقعي بهتر تصميم‌گيري كنند. البته اطلاعات موجود در نظام‌هاي اطلاعات مديريت را مي‌توان با استفاده از فناوري اطلاعات، در اختيار ديگر كتابخانه‌ها، سازمان‌هاي دولتي، مؤسسات تخصصي، سازمان مادر كتابخانه، و حتي كاربران نهايي قرار دارد.

هدف عمده ام.آي.اس. در كتابخانه‌ها تركيب منطقي و مطلوب اطلاعات و داده‌هاي موجود براي مديريت بهتر كتابخانه‌ها و ارائه خدمات مطلوب به كاربران نهايي است؛ اين نظام، در عين حال يك نظام پشتيبان است كه هرگز نمي‌تواند جاي منطق و استدلال انساني را بگيرد و از آن مي‌توان در امر مجموعه‌گستري، فراهم‌آوري منابع، تهيه تمهيدات و تسهيلات لازم، ارائه خدمات بهتر به كاربران، تخصيص متوازن بودجه، تعيين نقاط قوت و ضعف برنامه‌هاي قبلي و تجديدنظر در تصميمات فعلي بهره جست (6: ج 3، ص 1749-1750). داده‌هاي لازم براي ام.آي.اس. در كتابخانه‌ها را مي‌توان از منابع مختلف درون و برون سازماني به‌دست آورد. چهار منبع عمده اخذ اطلاعات و داده‌هاي لازم براي اين نظام عبارتند از:

1. نظام يكپارچه كتابخانه (آي.ال.اس.)[6] . عموميت يافتن كاربري نظام‌هاي يكپارچه (نظام خودكار براي انجام امور فني و تجاري كتابخانه) در اوايل دهه 1990، توجه كتابداران را به استفاده از اين نظام‌ها در ام.آي.اس. معطوف داشت. با استفاده از اين نظام‌ها مي‌توان مؤلفه‌هايي همچون نوع منابع، دوره انتشار، قيمت، و كد انتخاب آنها را به‌دست آورد و براي مديريت مجموعه‌سازي از آنها بهره جست و به كمك نرم‌افزارهاي مختلف، شاخص‌هاي مجموعه كتابخانه را از لحاظ آماري تجزيه و تحليل كرد. همچنين به كمك آمارهاي گردش منابع مي‌توان بر ميزان استفاده از انواع مختلف آنها و سطح درخواست منابع وقوف يافت. آمارهاي مستخرج از آي.ال.اس. در مورد امانت بين كتابخانه‌اي مؤلفه‌اي منحصر به‌فرد براي ام.آي.اس. است؛ چرا كه اين مؤلفه بازتابي از فرايند مبادله اطلاعات و تعامل كتابخانه‌هاست و مي‌تواند در روابط برون سازماني راهگشا باشد.

2. منابع الكترونيكي. خدمات و منابع تحت شبكه در كتابخانه، مخصوصآ در انواع پژوهشي و دانشگاهي آن، با توجه به رشد محيط ديجيتالي و وب جهان‌گستر اهميت بيش از پيش يافته است. در اين ميان، دريافت گزارش از تعداد بازديدها از كتابخانه ديجيتالي، تعداد استفاده از منابع مرجع الكترونيكي و بالاخره تعداد استفاده از كتاب‌هاي الكترونيكي بيش از همه مهم جلوه مي‌كنند.

3. وب سايت و پرتال كتابخانه[7] . وب سايت كتابخانه را از  جنبه‌هاي مختلفي مي‌توان مورد استفاده قرار داد. ارزيابي وب سايت، و يا اصطلاحآ تجزيه و تحليل گزارش تراكنش[8] ، در بررسي فهرست‌هاي همگاني دستيابي پيوسته (اُپك)، نظام يكپارچه كتابخانه، منابع الكترونيكي راه دور، و منابع ديجيتالي محلي به‌كار مي‌آيد. از اين داده‌ها مي‌توان در شناسايي جامعه كاربران و الگوهاي استفاده، سنجش رضايت كاربران، تعيين نيازهاي مجموعه، كشف فرصت‌هاي بازاريابي، و بررسي لزوم تجديدنظر در وب سايت بهره برد و نقاط قوت و ضعف وب سايت را در ارائه اطلاعات و خدمات باز شناخت و قابليت‌هاي آن را در ائتلاف بين كتابخانه‌ها تقويت كرد (6: ج 3، ص 1750-1751).

4. خدمات مرجع پيوسته. چنين اطلاعاتي را مي‌توان از پست الكترونيكي، فرم‌هاي موجود در وب، مصاحبه مرجع پيوسته و گفت‌وگوي زنده (چت كردن) به‌دست آورد. ظهور انواع نرم‌افزارهاي خدمات مرجع پيوسته راه را براي استفاده از آنها در ام.آي.اس. ميسر ساخته است. حتي تعامل الكترونيكي كتابدار مرجع در روند مصاحبه مرجع را هم مي‌توان تحليل كرد و نتايج و گزارشات مناسبي براي مديريت مرجع و اشاعه كارآمد اطلاعات (به‌ويژه در قالب ائتلافي) تهيه ديد. به‌طور كلي، ام.آي.اس. به مديران كتابخانه در تصميم‌گيري بهتر كمك مي‌كند، به كاربران امكان بهره‌گيري بيشتر از خدمات را مي‌دهد، و سازمان مادر را از عملكرد و فرصت‌ها و تهديدهاي پيش‌روي كتابخانه آگاه مي‌كند و عملكرد كتابخانه را نشان داده و به بهبود آن كمك مي‌كند. از دلايل اهميت روزافزون نظام‌هاي اطلاعات مديريت در كتابخانه‌ها مي‌توان به پيچيدگي نظام‌هاي كنوني اطلاعات، افزايش انتظارات مراجعان، تنوع و تعدد راه‌هاي حصول به اهداف و نيز عدم پاسخگويي روش‌هاي پيشين گردآوري داده‌هاي مديريتي در محيط جديد و نامرئي كتابخانه اشاره كرد. چنين نظامي مي‌تواند همراه با هر مديريت انساني، تحول عمده‌اي در مديريت كتابخانه و ارتقاي سطح خدمات آن به‌وجود آورد (6: ج 3، ص 1751-1752).

وضعيت حال و آينده. در حال حاضر، نظام‌هاي اطلاعات مديريت توانسته‌اند بر جريان پيچيده و حجم روزافزون اطلاعات، از دوباره‌كاري در روند توليد، ذخيره و بازيابي اطلاعات لازم، و تأخير در رساندن داده‌هاي لازم به گروه هدف فائق آمده و امكان دسترسي به همه داده‌ها و تركيب و يكدست‌سازي آنها را براي مقاصد مديريتي فراهم سازند. به‌نظر مي‌رسد با توجه به پيچيدگي سازمان‌هاي امروزي و رقابتي‌تر شدن محيط كار، نظام‌هاي اطلاعات مديريت همچنان توسعه خواهند يافت و همزمان با توسعه فناوري اطلاعات و ظهور رايانه‌هايي با سرعت بالا و هزينه كم، امكان استفاده كوچك‌ترين سازمان‌ها از برنامه‌ها و نرم‌افزارهاي ام.آي.اس. فزوني خواهد يافت (1؛ 3: ج 17، ص 105).

 

مآخذ: 1)  زوارقي، رسول. "سيستم‌هاي اطلاعات مديريت (MIS)". مجله الكترونيكي مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران. دوره اول، 4 (بهمن 1382). به نقل از: http://www.irandoc.ir/data/E_j/Vol1/mis.htm.[8May.2005

2) Collier, Paul; Dixon, Rob. "The Evaluation and Adudit of Management Information Systems". Managerial Auditing Journal. Vol.10, No.7 (1995): 25-32; 3) Grunstra, Neals. "Management Information System". Encyclopedia of Library and Information Science.Vol.17, PP.96-106; 4) "Management Information System". Wikipedia, the Free Encyclopedia, 2001. [On-line]. Available: http://en. wikipedia.org/ wiki/Management_Information_system. [13 May. 2005]; 5) Reitz,Joan M.On-line Dictionary of Library and Information Science (ODLIS). S.V. "Management Information System", 2004. [On-line]. Available: http://www.lu/com/odlis.[11May. 2005]; 6) Young, Arthur; Peters, Thomas A. "Managment Information Systems in Libraries". Encyclopedia of Library and Information Science (Dekker) . Vol.3, PP. 1748-1756. 

 حيدر مختاري

 

 

 


 [1]. Management Information Systems (MIS)

[2] . Electronic Data Processing Systems    

[3] . Decision Support Systems (DSS)

[4] . Executive Information Systems (EIS)

[5] . Office Information Systems (OIS)

[6] . Integrated Library System (ILS)

[7]. پرتال كتابخانه در واقع همان سايت وب كتابخانه است كه خدمات و منابع رسمي را در اختيار كاربران قرار مي‌دهد (5: ذيل واژه)

.[8]Transaction Log

ثبت متناوب و مستمر اعمال كاربران يك نظام خودكار در دوره‌اي معين (5: ذيل واژه)

 

 

 

بازگشت به فهرست مقالات ن